1. Hợp đồng dịch vụ là gì?

Hợp đồng dịch vụ là một loại hợp đồng pháp lý được ký kết giữa hai hoặc nhiều bên, trong đó một bên (gọi là bên cung cấp dịch vụ) cam kết cung cấp một hoặc nhiều loại dịch vụ cho bên còn lại (gọi là bên sử dụng dịch vụ). Bên sử dụng dịch vụ có trách nhiệm trả phí hoặc thù lao cho bên cung cấp dịch vụ theo các điều khoản đã thỏa thuận.

2. Đối tượng và chủ thể của hợp đồng dịch vụ

Đối tượng của hợp đồng dịch vụ là những công việc có thể thực hiện được và không vi phạm pháp luật và đạo đức xã hội.

Chủ thể của hợp đồng dịch vụ là cả bên cung cấp dịch vụ và bên sử dụng dịch vụ.

3. Khi nào bạn cần soạn Hợp đồng dịch vụ

Bất cứ khi nào bạn định cung cấp dịch vụ cho khách hàng, bạn nên yêu cầu họ ký hợp đồng dịch vụ. Điều này có thể giúp bạn bảo vệ lợi ích của chính mình và đảm bảo bạn đang nhận được khoản thanh toán xứng đáng. Tài liệu này có thể giúp bạn và khách hàng của bạn tuân thủ các điều khoản và điều kiện mà bạn đã thảo luận.

Tương tự như vậy, nếu bạn định thuê dịch vụ cho doanh nghiệp của mình, bạn cũng nên yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ ký loại hình hợp đồng này. Điều này đảm bảo họ hiểu được phạm vi công việc của họ, tiến trình thời gian hoàn thành công việc và cách bạn lập kế hoạch trả tiền cho họ.

4. Nội dung của Hợp đồng dịch vụ bao gồm những gì?

Hầu hết các Hợp đồng này sẽ bao gồm các điều khoản và thỏa thuận tương tự. Ví dụ, một Hợp đồng xây dựng điển hình có thể bao gồm:

• Thông tin liên hệ của cả hai bên
• Mô tả dịch vụ và phạm vi công việc
• Các yêu cầu về tuân thủ và bảo hiểm
• Điều khoản thanh toán
• Thỏa thuận bảo mật
• Sự bồi thường
• Sự bảo đảm
• Các điều khoản mặc định
• Biện pháp khắc phục và giải quyết tranh chấp

5. Các loại hợp đồng dịch vụ phổ biến

• Hợp đồng dịch vụ thi công (sửa chữa, vận chuyển; nội thất;…)
• Hợp đồng dịch vụ bảo hiểm
• Hợp đồng dịch vụ cho thuê, mướn tài sản
• Hợp đồng dịch vụ kiểm dịch
• Hợp đồng dịch vụ khoa học kỹ thuật
• Hợp đồng dịch vụ tư vấn, thiết kế

6. Đặc điểm pháp lý của hợp đồng dịch vụ

Hợp đồng dịch vụ là hợp đồng có tính đền bù: Bên thuê dịch vụ phải trả tiền công cho bên cung ứng dịch vụ, khi bên cung ứng dịch vụ đã thực hiện công việc và mang lại kết quả như đã thỏa thuận.

Đây là hợp đồng song vụ: Bên cung ứng dịch vụ phải thực hiện các hành vi pháp lý theo yêu cầu của bên thuê dịch vụ, bên thuê dịch vụ có nghĩa vụ tiếp nhận kết quả công việc và trả tiền công cho bên cung ứng dịch vụ.

Tham khảo: Top 9 thư chào hàng hấp dẫn giúp đẩy doanh số vượt trội cho mọi lĩnh vực

7. Mẫu Hợp đồng dịch vụ chuẩn form

Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn đọc một số mẫu Hợp đồng chuẩn form được sử dụng trên thị trường như:

Một bản Hợp đồng dịch vụ cơ bản thường sẽ có cấu tạo như mẫu chúng tôi đã cung cấp cho bạn. Độc giả có thể theo dõi và tham khảo cơ cấu của một bản hợp đồng mẫu như chúng tôi đã cung cấp dưới đây khi thực hiện lên  cho mình hoặc cho doanh nghiệp.

Tìm hiểu thêm: Mách bạn quy trình quản lý hợp đồng thông minh và hiệu quả 

8. Hướng dẫn soạn Hợp đồng dịch vụ cho doanh nghiệp

8.1. Quy trình soạn Hợp đồng cho cá nhân/ tổ chức

Bước 1: Tìm hiểu bên cung ứng dịch vụ

Cho dù bạn là nhà cung cấp dịch vụ hay bạn đang ký hợp đồng với một nhà thầu, điều cần thiết là phải tìm hiểu về bên kia để đảm bảo rằng bạn có thể tin tưởng họ. Khi thuê một nhà thầu, hãy tìm kiếm đơn vị của họ để có thể xác định thông tin, tính minh bạch của doanh nghiệp. Một số thông tin mà bạn có thể tìm kiếm được như: Sơ yếu lý lịch, danh mục đầu tư, hồ sơ LinkedIn hoặc hồ sơ trên mạng xã hội,…. 

Khi làm việc với một doanh nghiệp khác, hãy xem liệu họ có danh tiếng tốt hay không. Xem trang web của họ và bất kỳ bài đánh giá nào hoặc mục của Phòng kinh doanh tốt hơn về họ. Tất cả thông tin này có thể giúp bạn đoán trước được cảm giác làm việc với họ.

Bước 2: Thảo luận về các dịch vụ được cung cấp

Bạn có thể cần phải thương lượng về khoản bồi thường và các điều khoản của thỏa thuận để tìm ra một thỏa hiệp mà cả hai bên có thể đồng ý. Thực hiện một số nghiên cứu để tìm hiểu những gì các nhà cung cấp dịch vụ khác đang thực hiện cho công việc tương tự. Bằng cách đặt giá của bạn, bạn có thể cảm thấy tự tin hơn khi thương lượng. Sau khi đi đến thỏa thuận, bạn có thể bắt đầu soạn thảo hợp đồng dịch vụ bằng văn bản.

Bước 3: Viết Hợp đồng

Trong một bản hợp đồng của bạn, hãy bao gồm các dịch vụ, thanh toán, tiến trình và bất kỳ điều khoản quan trọng nào khác mà bạn đã đồng ý. Và bên cạnh đó, hãy tìm kiếm một người có chuyên môn để có thể xác minh những điều khoản trong hợp đồng và xác định tính pháp lý hợp đồng của bạn. 

Bước 4: Ký hợp đồng đã được soạn thảo

Sau khi cả hai bên có cơ hội đọc kỹ hợp đồng, cả hai cần phải ký và ghi ngày tháng. Đảm bảo rằng cả hai bạn đều có một bản sao của nó để tham khảo trong suốt quá trình sắp xếp của bạn.

8.2. Một số điều khoản bổ sung bạn có thể thêm vào hợp đồng là gì?

Cùng với các điều khoản và điều kiện chung, bạn có thể thêm các điều khoản bổ sung vào hợp đồng  của mình dựa trên lợi ích của riêng bạn:

• Điều khoản không mong muốn: Điều khoản này ngăn nhà cung cấp dịch vụ gạ gẫm hoặc thuê nhân viên của khách hàng của họ.
• Điều khoản không cạnh tranh : Giúp ngăn nhà cung cấp dịch vụ sử dụng thông tin nội bộ để cạnh tranh trong ngành hoặc thị trường mà khách hàng của họ đang hoạt động.
• Điều khoản bảo mật: Điều khoản này ngăn nhà cung cấp dịch vụ chia sẻ bất kỳ thông tin nhạy cảm, riêng tư hoặc độc quyền nào về khách hàng của họ.

8.3. Mẹo soạn hợp đồng hiệu quả nhất

Tránh các thuật ngữ hoặc biệt ngữ không rõ ràng

Làm cho thỏa thuận dịch vụ của bạn càng đơn giản càng tốt. Xác định rõ ràng các điều khoản, thời hạn và các điều kiện khác. Đừng sử dụng những từ mơ hồ, chẳng hạn như “thiện chí”, “nỗ lực hết mình” hoặc “hợp lý”. Những loại từ này khá chủ quan và cần được giải thích.

Đồng ý về quyền chấm dứt

Trong khi thảo luận về các điều khoản trong hợp đồng của bạn, hãy nhớ nói về các trường hợp chấm dứt hợp đồng. Ví dụ: nếu nhà cung cấp dịch vụ không đáp ứng thời hạn, bên kia có thể chấm dứt hợp đồng.

Giữ bí mật thông tin

Vạch ra những thông tin nhạy cảm và không được chia sẻ bởi bên kia. Tương tự như vậy, khi lấy chữ ký, hãy sử dụng phần mềm bảo mật khi lấy chữ ký điện tử. Điều này cũng đúng khi bạn lưu trữ thỏa thuận dịch vụ của mình.

Nhận mọi thứ bằng văn bản

Mặc dù một số thỏa thuận miệng được giữ lại trước tòa, nhưng tốt hơn hết là bạn nên thỏa thuận mọi thứ bằng văn bản. Nếu hai bên đồng ý về một sửa đổi đối với hợp đồng, hãy nhớ viết nó ra giấy và có chữ ký.

Tìm hiểu thêm: Top 10 phần mềm chữ ký số tốt nhất hiện nay

9. Quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia ký kết hợp đồng 

Luật Dân sự 2015 và Luật Thương mại 2005 quy định về quyền và nghĩa vụ của bên tham gia ký kết: 

9.1 Điều gì xảy ra nếu một bên vi phạm hợp đồng?

Nếu một bên không thể hoàn thành nghĩa vụ của mình, hãy thảo luận vấn đề một cách chuyên nghiệp trước. Bạn có thể quyết định sửa đổi thỏa thuận của mình để duy trì quan hệ tốt với họ. 

Ví dụ: Nếu nhà thiết kế đồ họa tự do của bạn không thể hoàn thành thiết kế logo đúng hạn, bạn có thể đồng ý gia hạn cho họ. Đảm bảo luôn thảo luận về việc thanh toán trong những tình huống này, để mọi người cảm thấy được phục vụ và đền bù một cách công bằng.

Nếu bạn quyết định cả hai đều muốn phá vỡ hợp đồng, hãy nhớ đọc kỹ các điều khoản của thỏa thuận. Bạn có thể phát hiện ra rằng nếu cả hai bên đồng ý thì không cần phải thực hiện hành động pháp lý nào. Nếu cả hai bạn không thể đồng ý về bất kỳ thay đổi nào đối với hợp đồng, bạn có thể cần phải giải quyết thông qua hòa giải hoặc một tòa án khiếu nại nhỏ.

9.2 Có phải đóng Bảo hiểm xã hội không?

Có. Bởi các cá nhân/ doanh nghiệp tham gia loại hình Hợp đồng này đều thuộc đối tượng tham gia Bảo hiểm xã hội bắt buộc. Bạn có thể tham khảo Khoản 1 Điều 2 của Luật Bảo hiểm xã hội 2014.

9.3 Loại hình hợp đồng này có thời hạn bao lâu?

Pháp luật Việt Nam chưa có quy định cụ thể về thời hạn của hợp đồng. Do vậy, thời hạn hợp đồng sẽ được thực hiện theo thỏa thuận của 2 bên đại diện ký trong hợp đồng. 

10. Sai lầm thường gặp khi soạn Hợp đồng dịch vụ

Khi tự soạn hoặc sử dụng mẫu hợp đồng dịch vụ, nhiều doanh nghiệp thường mắc phải các lỗi tưởng chừng nhỏ nhưng lại gây hậu quả lớn về pháp lý và tài chính. Việc xác định phạm vi công việc không rõ ràng, thiếu các điều khoản ràng buộc, hay bỏ qua yếu tố bảo mật… đều có thể dẫn đến tranh chấp, mất uy tín và thiệt hại không đáng có. Dưới đây là những sai lầm phổ biến nhất cần tránh khi xây dựng hợp đồng dịch vụ.

10.1. Không xác định rõ phạm vi dịch vụ

Một trong những lỗi phổ biến nhất là mô tả công việc quá chung chung, chẳng hạn chỉ ghi “cung cấp dịch vụ marketing” hay “thực hiện tư vấn nhân sự” mà không chỉ rõ nội dung, hạng mục, sản phẩm bàn giao, thời gian thực hiện, kết quả đầu ra (deliverables).
Việc thiếu mô tả chi tiết khiến hai bên có thể hiểu khác nhau về phạm vi trách nhiệm, dẫn đến khó nghiệm thu, khó thanh toán hoặc phát sinh tranh chấp.

Cách khắc phục:

• Liệt kê chi tiết từng hạng mục dịch vụ.

• Ghi rõ tiêu chuẩn hoàn thành, thời hạn và hình thức bàn giao.

• Có thể đính kèm phụ lục mô tả công việc (SOW – Scope of Work) để đảm bảo tính rõ ràng.

10.2. Thiếu điều khoản xử lý khi một bên chậm tiến độ

Hợp đồng dịch vụ thường kéo dài nhiều giai đoạn, nếu không có quy định về trách nhiệm, chế tài, hoặc quyền tạm ngưng hợp đồng khi chậm tiến độ, bên bị ảnh hưởng dễ gặp tổn thất tài chính, mất cơ hội kinh doanh hoặc ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng.

Cách khắc phục:

• Ghi rõ mốc thời gian, quy trình nghiệm thu, và mức phạt chậm tiến độ (theo tỷ lệ % trên giá trị hợp đồng).

• Bổ sung điều khoản cho phép gia hạn hợp đồng trong trường hợp bất khả kháng để tránh tranh cãi.

10.3. Không quy định điều khoản bảo mật

Trong bối cảnh chuyển đổi số, phần lớn dịch vụ có liên quan đến dữ liệu khách hàng, bí quyết kinh doanh hoặc tài sản trí tuệ. Thiếu điều khoản NDA (Non-Disclosure Agreement) khiến doanh nghiệp có nguy cơ bị rò rỉ thông tin quan trọng, gây thiệt hại nghiêm trọng cho thương hiệu hoặc khách hàng.

Cách khắc phục:

• Thêm điều khoản bảo mật quy định rõ: phạm vi thông tin cần bảo mật, thời hạn bảo mật, và chế tài khi vi phạm.

• Nếu dịch vụ có yếu tố công nghệ, nên bổ sung thêm điều khoản bảo vệ dữ liệu (Data Protection Clause) theo tiêu chuẩn GDPR hoặc Luật An ninh mạng.

10.4. Bỏ qua phần “điều khoản chấm dứt hợp đồng”

Rất nhiều hợp đồng chỉ chú trọng phần ký kết mà quên mất cách thức chấm dứt hợp đồng hợp pháp. Khi phát sinh tranh chấp, không có quy định này khiến việc chấm dứt trở nên mập mờ, dễ dẫn đến vi phạm nghĩa vụ hoặc bị yêu cầu bồi thường.

Cách khắc phục:

• Ghi rõ điều kiện và quy trình chấm dứt hợp đồng, ví dụ: báo trước 15 ngày, hoàn tất các nghĩa vụ còn lại, hoặc bồi thường chi phí phát sinh.

• Bổ sung mục “chấm dứt do lỗi vi phạm” để doanh nghiệp có quyền dừng hợp đồng nếu đối tác không tuân thủ cam kết.

11. Tạo hợp đồng trực tuyến – Ký số ngay trên nền tảng của 1Office

Được xây dựng như một nền tảng quản trị tổng thể doanh nghiệp, khi tiến hành sử dụng 1Office, mọi nhân viên trong doanh nghiệp của bạn đều có thể tạo hợp đồng ngay trên hệ thống. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể Ký số ngay trên hợp đồng giúp quá trình hoạt động được rút ngắn thời gian, hợp đồng  cũng được lưu trữ trên hệ thống,…

Bên cạnh đó, khi sử dụng 1Office, bạn sẽ nhận được một số lợi ích như sau:

• Duyệt đơn từ tự động trên hệ thống
• Chấm công – tính lương tự động 
• Theo dõi tiến độ công việc 
• Chuẩn hóa quy trình làm việc giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru hơn.
• Nâng cao năng suất làm việc, cá nhân có thể chủ động theo dõi tiến độ công việc,…
• Quản lý KPI, tiến độ thực hiện công việc của nhân sự

Qua bài viết trên chúng tôi đã cung cấp cho độc giả cái nhìn tổng quan nhất. Nếu còn bất kỳ thắc mắc gì cần được giải đáp, hãy liên hệ với 1Office để được tư vấn miễn phí.

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn
• Kênh Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp

1. Tại sao doanh nghiệp cần khảo sát nhu cầu đào tạo?

Khảo sát nhu cầu đào tạo trong doanh nghiệp là một bước thiết yếu để đảm bảo rằng các chương trình đào tạo được thiết kế, triển khai một cách hiệu quả và có tính cá nhân hóa.  Dưới đây là một số lý do giải thích vì sao doanh nghiệp nên tiến hành khảo sát trước khi ra quyết định đào tạo nhân viên:

• Xác định chính xác nhu cầu mong muốn của người tham gia từ đó các buổi đào tạo phản ánh đúng các kiến thức và kỹ năng mà họ cần.
• Ước lượng số người học để doanh nghiệp chuẩn bị tài liệu, nguồn lực giảng viên, quyết định cách tổ chức và phân loại các nhóm học một cách phù hợp.
• Bố trí được thời gian phù hợp nhất cho tất cả mọi người, tránh gây lãng phí về nguồn lực tài chính và nhân lực trong doanh nghiệp.

Ngoài ra, nhân viên sẽ có xu hướng tham gia tích cực hơn nếu các chương trình đào tạo phù hợp với lịch trình, mong muốn của họ. Điều này cũng giúp tạo ra môi trường tốt để chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm giữa các người học. Doanh nghiệp cần tổ chức các buổi đào tạo nhân viên định kỳ, bởi:

• Xác định những lỗ hổng về kiến thức, kỹ năng và năng lực trong đội ngũ nhân viên.  để thiết kế các chương trình đào tạo phù hợp
• Giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về mục tiêu phát triển của từng cá nhân và sự phù hợp của chúng với chiến lược tổng thể của tổ chức.
• Giữ chân nhân viên tài năng, giúp họ có cái nhìn rõ ràng về cơ hội thăng tiến và tiếp tục gắn bó với doanh nghiệp.
• Đáp ứng những thay đổi và xu hướng mới của thị trường, đảm bảo nhân viên luôn ở trạng thái tốt nhất để đối mặt với những thách thức mới.

2. Nội dung cơ bản của một phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo

Phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo có thể được thiết kế với nhiều cấu trúc khác nhau, nhưng các thành phần sau đây là cơ bản để thu thập ý kiến, mong muốn từ nhân viên:

Bảng nội dung cơ bản của phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo

3. Bộ câu hỏi khảo sát nhu cầu đào tạo cho từng phòng ban

Dưới đây là một số câu hỏi khảo sát nhu cầu đào tạo nhân viên cho từng phòng ban cụ thể mà HR có thể tham khảo:

Bộ câu hỏi khảo sát cho Phòng Kinh doanh:

1. Bạn cảm thấy cần cải thiện điều gì trong kỹ năng giao tiếp và thuyết phục để tăng hiệu suất bán hàng?
2. Bạn có đủ kiến thức về sản phẩm/dịch vụ để hiệu quả trong việc tư vấn cho khách hàng?
3. Bạn cảm thấy mình cần phát triển thêm kỹ năng đàm phán và thương thảo để đạt được các thỏa thuận tốt hơn?
4. Bạn có muốn học cách tận dụng các công cụ kỹ thuật số để tối ưu hóa quy trình bán hàng?
5. Bạn cảm thấy cần nâng cao khả năng quản lý thời gian để xử lý nhiều khách hàng cùng lúc?

Bộ câu hỏi khảo sát cho Phòng Kế toán:

1. Bạn cảm thấy cần cải thiện khả năng làm việc với các phần mềm kế toán và công cụ tài chính?
2. Bạn muốn nâng cao khả năng phân tích báo cáo tài chính để đưa ra quyết định tài chính chính xác hơn?
3. Bạn có mong muốn nắm vững các quy định thuế và kế toán mới nhất để đảm bảo tuân thủ pháp luật?
4. Bạn cảm thấy cần phát triển khả năng quản lý tài chính cá nhân và doanh nghiệp để đảm bảo hiệu quả tài chính?
5. Bạn muốn nâng cao hiểu biết về kế toán quản trị để giúp công ty tối ưu hóa các nguồn lực tài chính?

Bộ câu hỏi khảo sát cho Phòng Nhân sự:

1. Bạn cảm thấy cần nâng cao kỹ năng phỏng vấn và lựa chọn ứng viên phù hợp nhất cho vị trí công việc?
2. Bạn muốn tìm hiểu cách xây dựng và duy trì môi trường làm việc tích cực để tăng cường tinh thần làm việc?
3. Bạn cảm thấy cần phát triển kỹ năng quản lý hiệu suất và định hướng sự phát triển cho nhân viên trong công ty?
4. Bạn có mong muốn nắm vững các quy trình liên quan đến quản lý nhân viên như tích lũy lương, chấm công, v.v.?
5. Bạn muốn tìm hiểu cách thúc đẩy sự đa dạng và bình đẳng trong môi trường làm việc?

Bộ câu hỏi khảo sát cho Phòng Marketing:

1. Bạn muốn nâng cao kỹ năng xây dựng chiến lược marketing để tạo ra kế hoạch quảng cáo hiệu quả hơn?
2. Bạn cảm thấy cần phát triển khả năng nắm bắt xu hướng thị trường và nhu cầu của khách hàng?
3. Bạn muốn tìm hiểu cách sử dụng các công cụ kỹ thuật số để tối ưu hóa chiến dịch trực tuyến?
4. Bạn có mong muốn nắm vững các phương pháp đo lường hiệu suất marketing để đảm bảo đạt được KPIs?
5. Bạn cảm thấy cần cải thiện khả năng tương tác và giao tiếp để làm việc hiệu quả với các đối tác và đội ngũ khác?

Bộ câu hỏi khảo sát cho Phòng phát triển sản phẩm:

1. Bạn muốn nâng cao khả năng tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ mới bằng cách áp dụng các phương pháp nghiên cứu và phân tích?
2. Bạn cảm thấy cần phát triển kỹ năng làm việc trong môi trường đa dự án để đảm bảo tiến độ và chất lượng sản phẩm?
3. Bạn muốn tìm hiểu cách thúc đẩy sáng tạo và khả năng đổi mới trong quá trình phát triển sản phẩm?
4. Bạn có mong muốn nắm vững các công cụ và kỹ thuật liên quan đến quản lý dự án nghiên cứu và phát triển?
5. Bạn cảm thấy cần cải thiện khả năng làm việc trong môi trường động và thay đổi để đảm bảo sự linh hoạt trong quá trình phát triển sản phẩm?

4. Mẫu phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo của nhân viên

4.1 Mẫu phiếu yêu cầu đào tạo cá nhân

Mẫu phiếu yêu cầu đào tạo cá nhân này dùng để nhân viên đề xuất việc họ cần tham gia các khóa đào tạo cụ thể. Đây có thể là một công cụ tốt để ghi nhận nhu cầu đào tạo cá nhân và tạo một cơ hội cho sự phát triển cá nhân.

Mẫu tải xuống: [1OFFICE] Mẫu phiếu yêu cầu đào tạo cá nhân

4.2 Phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo

Mẫu này dùng để thu thập thông tin từ nhân viên về nhu cầu đào tạo của họ. Phiếu khảo sát giúp tập trung vào mục tiêu chung của tất cả nhân viên trong phòng ban hoặc tổ chức để lên kế hoạch đào tạo hiệu quả.

Mẫu tải xuống: [1OFFICE] Phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo.docx

5. Lưu ý khi xây dựng mẫu khảo sát nhu cầu nhân viên?

Khi xây dựng mẫu khảo sát nhu cầu của nhân viên, có một số lưu ý quan trọng mà bạn nên cân nhắc để đảm bảo rằng bạn thu thập thông tin quan trọng và hữu ích. Dưới đây là một số điểm cần lưu ý:

1. Mục tiêu của khảo sát: Xác định rõ mục tiêu của khảo sát. Bạn muốn thu thập thông tin về nhu cầu của nhân viên về gì? Điều này có thể bao gồm lợi ích, đặc quyền, sự phát triển nghề nghiệp, hay bất kỳ yếu tố nào khác quan trọng đối với họ.
2. Đảm bảo về sự riêng tư: Bảo vệ sự riêng tư của nhân viên bằng cách đảm bảo rằng dữ liệu cá nhân của họ sẽ được bảo mật và không được sử dụng cho mục đích khác.
3. Câu hỏi rõ ràng và cụ thể: Sử dụng ngôn ngữ đơn giản và câu hỏi cụ thể để tránh gây hiểu nhầm hoặc làm cho người tham gia bối rối.
4. Đo lường mức độ: Sử dụng thang đo cụ thể để đo lường mức độ của các yếu tố, ví dụ: “Rất quan trọng,” “Quan trọng,” “Không quan trọng.”
5. Hỏi về cả nhu cầu và ý kiến: Không chỉ hỏi về nhu cầu của nhân viên mà còn hỏi về ý kiến và góp ý của họ về cách cải thiện tình hình hiện tại.
6. Truyền thông kết quả: Thông báo kết quả của khảo sát và các biện pháp cải tiến tiềm năng cho nhân viên để họ biết rằng ý kiến của họ đã được lắng nghe và đáp ứng.

6. Những sai lầm thường gặp khi thiết kế phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo

Trong quá trình xây dựng phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo, nhiều doanh nghiệp thường mắc phải những sai lầm khiến kết quả khảo sát thiếu chính xác, dẫn đến việc thiết kế chương trình đào tạo không hiệu quả. Dưới đây là 4 lỗi phổ biến nhất cùng phân tích chi tiết và hướng khắc phục.

6.1 Câu hỏi mơ hồ, không gắn với năng lực thực tế

Một lỗi phổ biến là thiết kế câu hỏi chung chung, không chỉ rõ kỹ năng hoặc hành vi cần đo lường. Ví dụ như: “Bạn có cần đào tạo kỹ năng mềm không?” – đây là câu hỏi mơ hồ, không thể giúp HR hiểu rõ nhân viên cần đào tạo kỹ năng gì, ở mức độ nào.

Hậu quả:

• Dữ liệu khảo sát không thể chuyển hóa thành chương trình đào tạo cụ thể.

• Dễ dẫn đến tình trạng đào tạo dàn trải, không chạm đúng “điểm đau” của nhân viên.

Cách khắc phục:

• Biến câu hỏi “có/không” thành câu hỏi định lượng, có thang đo năng lực rõ ràng (1–5).

• Thêm câu hỏi mở ngắn để nhân viên mô tả ví dụ thực tế khi gặp khó khăn trong công việc.

Ví dụ: “Bạn có thường sử dụng PivotTable hoặc hàm nâng cao trong Excel không? Hãy tự đánh giá mức độ thành thạo của bạn (1–5).”

6.2 Thiếu sự phân loại theo cấp bậc, vị trí

Nhiều doanh nghiệp sử dụng một mẫu phiếu duy nhất cho toàn bộ nhân viên, bất kể họ là nhân viên mới, chuyên viên hay quản lý. Cách làm này khiến dữ liệu thu về không phản ánh đúng nhu cầu của từng nhóm đối tượng.

Hậu quả:

• Chương trình đào tạo bị “đánh đồng” – nội dung quá cơ bản với quản lý, hoặc quá cao với nhân viên.

• Khó xác định nhóm ưu tiên đào tạo trước.

Cách khắc phục:

• Thiết kế phiếu khảo sát phân luồng theo:

  • Cấp bậc (Nhân viên – Trưởng nhóm – Quản lý).

  • Phòng ban hoặc nhóm năng lực (Sales, Marketing, Kỹ thuật, Nhân sự,…).

• Xây dựng bộ câu hỏi chung + module riêng cho từng nhóm đối tượng.

• Gắn nhãn dữ liệu (metadata) như phòng ban, vị trí, thâm niên… để dễ phân tích thống kê sau này.

6.3. Không tổng hợp và phân tích dữ liệu khoa học

Nhiều doanh nghiệp thu thập được dữ liệu khảo sát nhưng không chuẩn hóa và không phân tích có hệ thống. Việc tổng hợp thủ công bằng Excel rời rạc khiến kết quả thiếu tính so sánh và không thể xác định nhu cầu ưu tiên.

Hậu quả:

• Quyết định đào tạo dựa trên cảm tính hoặc “đa số yêu cầu”, không có cơ sở dữ liệu.

• Không đo được hiệu quả đầu tư đào tạo (ROI).

Cách khắc phục:

• Chuẩn hóa thang điểm chung (ví dụ 1–5) để có thể so sánh giữa các kỹ năng và phòng ban.

• Sử dụng công cụ hỗ trợ như Google Sheets, Excel Pivot, hoặc phần mềm HRM để tổng hợp dữ liệu và trực quan hóa kết quả.

• Ứng dụng ma trận phân tích nhu cầu (Urgency – Impact Matrix):

  • Trục 1: Mức độ cần thiết (Urgency).

  • Trục 2: Mức độ ảnh hưởng đến hiệu suất (Impact).

  • Nhu cầu nằm ở góc “Cao – Cao” nên được ưu tiên đào tạo trước.

• Có thể dùng công thức đơn giản: Score = Tần suất (%) × Ảnh hưởng (1–5) để xếp hạng các kỹ năng cần đào tạo.

6.4. Chỉ khảo sát một chiều, thiếu đánh giá từ quản lý trực tiếp

Một lỗi nghiêm trọng khác là chỉ dựa vào tự đánh giá của nhân viên, mà không có phản hồi đối chiếu từ cấp quản lý hoặc dữ liệu thực tế (KPI, hiệu suất, lỗi công việc…). Khi đó, nhân viên có thể đánh giá sai lệch về năng lực của mình — hoặc quá tự tin, hoặc quá khiêm tốn.

Hậu quả:

• Kế hoạch đào tạo lệch khỏi mục tiêu thực tế.

• Nội dung đào tạo không giải quyết đúng vấn đề gốc, dẫn đến lãng phí chi phí và thời gian.

Cách khắc phục:

• Triển khai khảo sát hai chiều:

  • Nhân viên tự đánh giá nhu cầu.

  • Quản lý trực tiếp đánh giá lại mức độ cần thiết và đề xuất đào tạo.

• Kết hợp thêm dữ liệu hiệu suất như KPI, OKR, phản hồi khách hàng, tần suất lỗi công việc để kiểm chứng.

• Áp dụng nguyên tắc “triangulation” (tam giác hóa dữ liệu): chỉ khi cả 2–3 nguồn dữ liệu cùng chỉ ra một nhu cầu thì mới xếp nó vào danh sách ưu tiên đào tạo.

7. Phần mềm Quản lý đào tạo nhân viên 1Office HRM

Đào tạo luôn là một trong những hoạt động giúp xây dựng và phát triển nguồn nhân lực tốt nhất trong doanh nghiệp. Trên đây là một số phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo mà chúng tôi đã tổng hợp, hy vọng có thể giúp quy trình đào tạo trong doanh nghiệp trở nên thuận lợi, hiệu quả và thành công hơn.

Tại 1Office HRM, chúng tôi không chỉ đem đến một nền tảng quản lý nhân sự toàn diện, mà còn hỗ trợ doanh nghiệp trong các công tác đào tạo, đánh giá nhân sự, tự động hóa nhiều hoạt động như khảo sát đào tạo, xây dựng các bài giảng e-learning, tổ chức lớp học, đánh giá năng lực,…

Nếu bạn quan tâm đến 1Office HRM và muốn biết thêm chi tiết hoặc nhận tư vấn, bạn có thể để lại thông tin của bạn để được liên hệ và hỗ trợ. Phần mềm quản lý nhân sự mạnh mẽ 1Office HRM giúp doanh nghiệp cải thiện quản lý nguồn nhân lực và tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả hơn.

• Hotline: 083 483 8888
• Facebook: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/@1office-chuyendoisodn

I. Mục đích lập mẫu đánh giá nhân viên cuối năm

“Nếu nhà quản lý không được hướng dẫn cách đánh giá hiệu suất thật tốt thì dữ liệu từ hệ thống đánh giá sẽ sai lệch và dẫn tới quyết định sai lầm trong cơ chế lương thưởng, lập kế hoạch kinh doanh và phân bổ lao động” (Dick Grote, tác giả cuốn sách How to be Good at performance Appraisals: Simple, Effective, Done Right).

Sau mỗi khoảng thời gian một năm hoạt động miệt mài và chăm chỉ, mỗi doanh nghiệp cần có hoạt động đánh giá và tổng kết để chỉ ra những điểm tốt, điểm còn hạn chế trong cách làm việc để cải thiện hơn trong thời gian tới.

Cụ thể, mục đích của việc lập bảng đánh giá nhân viên cuối năm là:

• Để quản lý, lãnh đạo nắm được những gì nhân viên đang làm, các nhu cầu cấp thiết và củng cố động lực ngắn hạn nếu cần thiết.
• Giúp cả quản lý và nhân viên cùng tổng kết, trao đổi những phản hồi trung thực trong một năm qua
• Cùng nhau bàn luận chiến lược mới cho năm tăng trưởng mới
• Đánh giá được chính xác hiệu suất của nhân viên trong năm cũ bằng các tiêu chí đã được công khai từ trước
• Giúp nhân viên xác định rõ ràng hơn và thấu hiểu hơn
• Xác định được định hướng cá nhân của từng nhân viên, qua đó đưa ra lộ trình thăng tiến phù hợp, thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả hơn trong thời gian tới.

II. Các nhóm tiêu chí đánh giá nhân viên cuối năm

1. Dựa theo thái độ làm việc

Có nhiều nhà lãnh đạo cho rằng thái độ quan trọng hơn kiến thức và sẽ ưu tiên lựa chọn một nhân viên có thái độ làm việc tốt hơn là một người năng lực nhưng kiêu ngạo và không nghiêm túc trong việc. Một nhân viên có thái độ làm việc tốt sẽ có những tiêu chí sau đây:

• Tính thật thà, trung thực.
• Cẩn trọng trong mọi công việc.
• Có tinh thần tự giác làm việc và ham học hỏi.
• Tôn trọng các đồng nghiệp và khách hàng.
• Đi làm chuyên cần và đúng giờ.

Ví dụ: Một nhân viên tốt sẽ luôn thực hiện đúng quy tắc mà doanh nghiệp đặt ra, làm việc với thái độ cầu tiến, tinh thần trách nhiệm. Dù kết quả công việc như thế nào nhưng với thái độ làm việc tốt, nhân viên đó xứng đáng được nêu gương.

2. Dựa theo năng lực làm việc

Thông thường, bảng đánh giá cuối năm dựa theo năng lực làm việc sẽ có 3 tiêu chí để đánh giá là theo mục tiêu hành chính, mục tiêu hoàn thành công việc được giao và mục tiêu phát triển.

• Đánh giá theo mục tiêu hành chính

Dựa trên khối lượng và hiệu quả công việc của nhân viên để làm cơ sở khen thưởng, đề bạt hoặc sa thải.

• Đánh giá theo mục tiêu phát triển

Là tiêu chí đánh giá được thực hiện dựa theo bảng KPI mẫu và các mục tiêu ngắn/dài hạn theo nguyện vọng của nhân viên. Dựa vào tiêu chí này, các nhà quản lý sẽ đưa ra những chiến lược phát triển và hỗ trợ nhân viên có thể đạt kết quả tốt nhất trong công việc. Bên cạnh đó, các nhân viên cũng phải nỗ lực hết mình để giúp công ty phát triển.

• Đánh giá theo mục tiêu hoàn thành công việc được giao

Nhà quản lý sẽ dựa vào kết quả công việc được giao cho mỗi nhân viên để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của từng người. Đánh giá được nhân viên nào có thực lực và nhân viên nào cần đào tạo thêm.

III. Quy trình đánh giá nhân viên cuối năm hiệu quả

Để công tác đánh giá nhân viên cuối năm diễn ra có hiệu quả và đảm bảo công bằng đối với mỗi nhân viên, doanh nghiệp cần thực hiện theo 3 bước dưới đây:

1. Cung cấp biểu mẫu đánh giá cho nhân viên

Biểu mẫu đánh giá là tài liệu mà HR sẽ chuẩn bị dưới dạng bản cứng hoặc bản mềm với những thông tin cần đánh giá về vị trí, thái độ, KPI… Bằng việc cung cấp biểu bảng đánh giá cho nhân viên thông qua phần mềm đánh giá nhân viên hoặc làm thủ công, doanh nghiệp có thể tối ưu hiệu quả đánh giá khi thu thập các nhân xét từ nhiều góc độ khác nhau.

Tùy theo tình hình cụ thể của phòng ban và từng cấp bậc nghề nghiệp khác nhau mà bạn có thể sử dụng các loại biểu mẫu đánh giá như tự đánh giá, đánh giá đồng nghiệp ngang hàng, đánh giá quản lý cấp trung, đánh giá theo nhóm…

Ví dụ:

Đối với đội ngũ kinh doanh, thường sẽ làm việc theo team, đội nhóm, khi đó việc cung cấp bảng đánh giá theo nhóm là rất cần thiết.

2. Tổng hợp đánh giá từ biểu mẫu và chuẩn bị họp tổng kết

Sau khi tổng hợp kết quả tự đánh giá và đánh giá chéo của nhân viên, công việc tiếp theo nhà quản lý phải làm là chuẩn bị nội dung cho buổi họp mặt đánh giá trực tiếp. Việc chuẩn bị trước những nội dung sẽ giúp quản lý và nhân viên cảm thấy thoải mái khi thảo luận về những công việc đã thực hiện được trong năm vừa qua và kế hoạch trong năm tới.

Tất nhiên sẽ có nhiều nội dung đánh giá nhân viên cuối năm mà nhà quản lý muốn đề cập đến một cách đầy đủ nhất. Tuy nhiên để buổi họp tổng kết đạt hiệu quả cao nhất, quản lý có thể tiến hành hỏi theo những chủ đề chính. Cụ thể:

• Trong năm qua cô/cậu đã đạt những thành tựu gì?
• Năm tới anh/chị đặt ra những mục tiêu gì để phấn đấu?
• Năm tiếp theo mọi người thấy cần phát triển thêm những kỹ năng gì?
• Các anh/chị có đề xuất gì về quy định và các chính sách của công ty không?

Từ những câu hỏi và tổng hợp ý kiến như vậy, cuộc họp sẽ diễn ra một cách trơn tru, mọi khúc mắc sẽ được giải quyết và định hướng cho năm tới sẽ rõ ràng, hợp lý hơn. Việc đánh giá nhân sự cuối năm cũng trở nên dễ dàng hơn.

3. Tiến hành họp tổng kết và đánh giá

Bạn phải luôn nhớ rằng meeting trực tiếp là một cuộc thảo luận hai chiều chứ không phải buổi đánh giá đơn thuần. Bạn nên cùng nhân viên đánh giá, thảo luận và chia sẻ về kết quả đánh giá thay vì chỉ ngồi đọc lại danh sách liệt kê thành tựu đã đạt được và các sai lầm đã mắc phải trong năm qua.

Trong cuộc họp, quản lý, lãnh đạo nên lưu ý những điều sau để nâng cao chất lượng:

• Phân tích các đánh giá từ biểu mẫu một cách rõ ràng từ tích cực đến tiêu cực
• Nêu đầy đủ những minh chứng cho sự khen thưởng hoặc chê trách đối với nhân viên
• Ghi chú lại những thông tin cần thiết
• Giữ thái độ ổn định, ôn hòa và mang tinh thần đóng góp trong khi họp với nhân viên

Sau khi buổi họp kết thúc, quản lý nên tổng kết và công khai kết quả đánh giá hiệu suất cuối năm cho toàn thể nhân viên. Kết quả sau khi đánh giá nhận xét nhân viên cuối năm cần được đăng công khai trên trang web nội bộ, gửi qua email của tất cả nhân viên, in ra và dán ở bảng tin hoặc gửi thông báo về từng phòng ban.

Xem thêm: 5 bước xây dựng lộ trình công danh – Nâng cao chất lượng quản lý nhân sự

IV. Cách đảm bảo tính công bằng và minh bạch trong đánh giá nhân viên

Công bằng và minh bạch là hai yếu tố then chốt quyết định hiệu quả của bất kỳ quy trình đánh giá nhân viên nào. Nếu thiếu khách quan, kết quả đánh giá có thể gây ra tâm lý bất mãn, ảnh hưởng đến tinh thần làm việc và sự gắn kết nội bộ. Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống đánh giá dựa trên nguyên tắc rõ ràng, dữ liệu minh chứng và tiêu chí nhất quán giữa các bộ phận.

1. Thiết lập bộ tiêu chí thống nhất giữa các phòng ban

Mỗi vị trí có đặc thù công việc riêng, nhưng doanh nghiệp vẫn nên duy trì một khung tiêu chí đánh giá cốt lõi áp dụng cho toàn tổ chức – ví dụ: thái độ, năng lực chuyên môn, hiệu quả công việc, tinh thần hợp tác.
Song song, các phòng ban có thể bổ sung tiêu chí chuyên biệt phù hợp với vai trò (như chỉ số KPI cho kinh doanh, sáng tạo cho marketing…).
Việc thống nhất này giúp đảm bảo mọi nhân viên được đánh giá theo cùng tiêu chuẩn, tránh thiên vị hoặc chênh lệch giữa các bộ phận.

2. Kết hợp nhiều góc nhìn đánh giá

Thay vì chỉ dựa trên nhận xét của cấp trên, doanh nghiệp nên áp dụng mô hình đánh giá 360 độ, bao gồm:

• Tự đánh giá của nhân viên: giúp mỗi cá nhân nhìn lại điểm mạnh – điểm cần cải thiện.

• Đánh giá từ cấp quản lý: phản ánh hiệu quả công việc và mức độ đáp ứng mục tiêu.

• Phản hồi từ đồng nghiệp hoặc đối tác nội bộ: cung cấp góc nhìn về kỹ năng hợp tác và thái độ làm việc.

Cách làm này tạo ra bức tranh toàn diện hơn về hiệu suất và hành vi nghề nghiệp, đồng thời giúp nhân viên cảm nhận tính công bằng trong quá trình đánh giá.

3. Phân tách rõ giữa đánh giá định lượng và định tính

Để đảm bảo tính khách quan, doanh nghiệp nên chia rõ hai phần trong biểu mẫu đánh giá:

• Phần định lượng: dựa trên số liệu cụ thể (KPI, OKR, tỷ lệ hoàn thành công việc…).

• Phần định tính: phản ánh thái độ, sáng tạo, tinh thần trách nhiệm, khả năng thích ứng…
  Khi hai yếu tố này được tách biệt rõ ràng, nhà quản lý có thể đánh giá công tâm hơn, vừa dựa trên dữ liệu đo lường, vừa cân nhắc yếu tố con người – yếu tố tạo nên văn hóa và giá trị bền vững của tổ chức.

V. Tổng hợp 9 Form đánh giá nhân viên cuối năm chi tiết, dễ áp dụng

1. Form đánh giá cuối năm dành cho nhân viên thử việc

Đánh giá nhân viên thử việc là việc làm cần thiết sau quá trình phỏng vấn tuyển dụng. Bảng đánh giá nhân viên cuối năm mới cần được triển khai trong 2 -3 tháng thử việc của nhân viên.

Các thông tin cần có trong biểu mẫu:

• Hệ thống mục tiêu
• Nhiệm vụ
• Hành vi của nhân viên
• Thành tích đạt được
• Những hạn chế còn tồn tại

Kèm với đó là xác định nhu cầu đào tạo của cá nhân. Đánh giá hiệu suất nhân viên mới sẽ đảm bảo độ chính xác cao và từ bảng đánh giá chi tiết thì nhà quản lý sẽ đưa ra được các phương án, kế hoạch rõ ràng. Ví dụ:

2. Form đánh giá hiệu suất nhân viên chính thức cuối năm

Tất nhiên đội ngũ nhân viên chính thức với thời gian làm việc lâu dài cần một form đánh giá riêng với các nội dung:

• Kỹ năng
• Phẩm chất, thái độ khi làm việc
• Hệ thống mục tiêu
• Kết quả hoàn thành công việc
• Xếp hạng nhân viên cho nhà quản lý

Thông qua mẫu đánh giá này, nhà quản lý sẽ có sự đánh giá tổng quát nhất định về hiệu suất kế hoạch làm việc của mỗi nhân viên. Từ đó, đưa ra những định hướng, kế hoạch mới để nhân viên có thể phát huy năng lực làm việc tốt hơn. Ví dụ:

Tải biểu mẫu đánh giá hiệu quả công việc nhân viên:

• Mẫu 1
• Mẫu 2
• Mẫu 3

3. Mẫu bảng đánh giá nhân viên theo đội nhóm

Như đã nói đến ở trên, các thành viên hoạt động trong đội nhóm (nhất là với đội ngũ kinh doanh) cũng cần nêu ra ý kiến đánh giá để hoàn thiện hơn. Và quản lý có thể thông qua đó để đưa ra đánh giá khách quan hơn.

Hình thức đánh giá nhóm như trên sẽ làm rõ ràng ưu, nhược điểm trong chuyên môn và năng lực của mỗi cá nhân. Qua đó, kết luận được hiệu quả của kết quả công việc chung của toàn đội nhóm.

4. Form đánh giá nhân viên cuối năm theo KPI cho nhân viên kinh doanh

Biểu mẫu đánh giá nhân viên kinh doanh theo KPI sẽ là cơ sở rõ ràng nhất để đánh giá kết quả hoạt động của đội ngũ kinh doanh.

Trong biểu mẫu này cần làm rõ doanh thu, tỷ lệ chốt đơn thành công, số đơn đổi, trả trong thời gian cụ thể, thái độ làm việc và thái độ phục vụ khách hàng khi tư vấn…

TẢI BIỂU MẪU ĐÁNH GIÁ NHÂN VIÊN KINH DOANH CUỐI NĂM THEO KPI TẠI ĐÂY.

5. Form đánh giá cuối năm cho nhân viên bộ phận chăm sóc khách hàng

Các thông tin cần có trong form đánh giá này bao gồm những yêu cầu đặt ra đối với việc chăm sóc khách hàng đúng và kịp thời. Cụ thể:

• Thời gian khách hàng chờ điện thoại, tin nhắn
• Khả năng giải quyết vấn đề từ phía khách hàng
• Tỷ lệ chuyển đổi từ các cuộc gọi
• Tỷ lệ giữ chân khách hàng

TẢI BIỂU MẪU ĐÁNH GIÁ NHÂN VIÊN CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG TẠI ĐÂY.

6. Form đánh giá nhân viên cuối năm cho phòng Marketing

Nhân viên marketing gắn liền với mục tiêu phát triển bản thân cũng như những thành quả đạt được trong quá trình quảng bá sản phẩm, dịch vụ cho công ty. Do đó trong biểu mẫu đánh giá cần những thông tin như:

• Tỷ lệ chuyển đổi Traffic sang Lead
• Tỷ lệ chuyển đổi từ Lead sang khách hàng
• Lượt tương tác, lượt hiển thị bài đăng
• Doanh thu từ marketing trong tổng doanh thu
• Chi phí bỏ ra cho hoạt động marketing

Ngoài ra trong biểu mẫu còn cần có phần về mục tiêu phát triển bản thân của từng nhân viên, của đội nhóm nói chung để đưa hoạt động marketing của doanh nghiệp phát triển hơn.

TẢI BIỂU MẪU ĐÁNH GIÁ NHÂN VIÊN MARKETING CUỐI NĂM  TẠI ĐÂY.

7. Form đánh giá nhân viên cuối năm dành cho HR

Đối với bộ phận Nhân sự có 2 hướng cần đánh giá là tuyển dụng và đào tạo nhân sự, duy trì văn hóa và các hoạt động công ty. Trong biểu mẫu cần những thông tin như:

• Tỷ lệ ứng viên hẹn phỏng vấn/Tổng số CV
• Tỷ lệ ứng viên được nhận/Tổng số CV
• Chi phí đào tạo nhân viên
• Mức độ quan tâm nhân viên, đến doanh nghiệp

TẢI BIỂU MẪU ĐÁNH GIÁ NHÂN SỰ HR TẠI ĐÂY.

8. Form đánh giá cuối năm dành cho quản lý

Bên cạnh đánh giá nhân sự cuối năm thì doanh nghiệp cần phải triển khai những quy trình đánh giá nhà quản lý. Biểu mẫu này cần bao gồm đầy đủ các yếu tố:

• Xếp hạng theo mục tiêu, hành vi cụ thể
• Tự nhận xét của nhà quản lý
• Nhận xét từ nhân viên
• Nhận xét từ cấp lãnh đạo cao hơn

Thông qua đánh giá nhà quản lý, doanh nghiệp có thể có cái nhìn toàn diện về năng lực, kết quả công việc và hiệu suất làm việc của các nhân tố tiềm năng.

9. Mẫu đánh giá nhân viên cuối năm theo kế hoạch đào tạo

Triển khai kế hoạch đào tạo nhân viên, đặc biệt là nhân viên mới cần có một biểu mẫu hoàn chỉnh nhằm đảm bảo quy trình đào tạo được diễn ra hiệu quả nhất. Xây dựng biểu mẫu kế hoạch đào tạo nhân viên cần có:

• Thời gian cụ thể
• Mục tiêu đào tạo
• Tài liệu học tập
• Kết quả đào tạo

Như vậy, bằng việc ứng dụng những mẫu đánh giá nhân sự cuối năm trên, doanh nghiệp có thể dễ dàng hơn trong việc thực hiện đánh giá nhân viên cuối năm cho mọi phòng ban, bộ phận của công ty mình.

Công tác đánh giá nhân sự cuối năm ngày nay đã trở nên dễ dàng hơn rất nhiều với sự hỗ trợ của những giải pháp phần mềm chất lượng. Một trong số đó là phần mềm đánh giá nhân viên hiệu quả theo khung năng lực ASK của 1Office. Với tính năng dựa vào tiêu chí được thiết lập để đưa ra những nhận xét, xếp hạng khách quan, chính xác nhất.

Nhận tư vấn miễn phí

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn
• Kênh Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp

Trong bài viết này, bạn sẽ được 1Office cung cấp mẫu tờ trình chuẩn, đúng quy cách hành chính và dễ dàng chỉnh sửa theo tình huống cụ thể. Bên cạnh đó là hướng dẫn chi tiết cách viết, những nội dung cần có trong tờ trình, cùng các lưu ý giúp tăng khả năng được phê duyệt nhanh chóng.

I. Tờ trình xin bổ sung nhân sự là gì? Khi nào cần viết

Mẫu tờ trình xin bổ sung nhân sự là văn bản nội bộ dùng để đề xuất Ban Giám đốc phê duyệt nhu cầu tuyển thêm nhân sự cho phòng ban. Tờ trình cần thể hiện rõ lý do bổ sung, vị trí cần tuyển, thời gian đề xuất và yêu cầu về năng lực.

Tờ trình bổ sung nhân sự cần trình bày rõ ràng, chi tiết các nội dung: Vị trí tuyển dụng, số lượng nhân sự, kinh nghiệm làm việc, mức lương dự kiến, thời gian cần người, loại hình làm việc (Bán thời gian / Toàn thời gian), thời hạn hợp đồng (Thời vụ / Xác định thời hạn / Không xác định thời hạn),….

Việc bổ sung nhân sự phù hợp giúp cho kế hoạch nhân sự của doanh nghiệp được đảm bảo thực hiện tốt. Điều này giúp tổ chức luôn duy trì được nguồn lực để đáp ứng các mục tiêu phát triển.

II. Cần lưu ý những gì khi soạn tờ trình bổ sung nhân sự trong doanh nghiệp

Trước khi soạn tờ trình xin nhân sự, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau:

1. Khi nào không nêm làm tờ trình xin tuyển thêm nhân sự?

Việc bổ sung người sai thời điểm hoặc tuyển dụng vì một số lý do sai lầm có thể dẫn đến những hậu quả:

• Chọn sai người cho vị trí của doanh nghiệp.
• Lãng phí thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp để đào tạo nhân sự.
• Lãng phí thời gian và công sức của người lao động.

Bạn không nên xin bổ sung nhân sự khi:

• Khối lượng công việc tăng theo mùa. Hãy xem xét việc thuê nhân viên thời vụ, bổ sung tạm thời hoặc theo thời điểm.
• Dự án có dấu hiệu bất thường, có những khâu phát sinh so với các thường lệ.
• Thành viên trong nhóm bị bệnh, đi nghỉ mát,…
• Nhân viên phàn nàn về khối lượng công việc của họ. Bạn cần kiểm tra tình hình quản lý thời gian của nhân viên trước khi duyệt đề xuất tuyển dụng.

Xem thêm: Mẫu quy trình tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp

2. Khi nào nên làm tờ trình xin tuyển dụng nhân sự

Đối với những trường hợp sau, nhà quản lý nên xem xét duyệt đề xuất bổ sung nhân sự:

• Làm tờ trình xin bổ sung nhân sự khi công việc thường xuyên quá tải

Tình trạng overtime (OT) có thường xuyên xảy ra trong công ty bạn không? Nhân viên của bạn có cân bằng được giữa cuộc sống và công việc, năng suất và sức tập trung có giảm sút không? OT là một tình trạng phổ biến tại nhiều doanh nghiệp và là điều không thể tránh khỏi khi công ty có những dự án đột xuất, nhu cầu kinh doanh tăng đột biến trong một thời gian ngắn,… Tuy nhiên, việc OT với tần suất quá gần và quá dài thì rất có khả năng công việc bạn giao cho nhân viên có khối lượng quá nặng hoặc vượt quá năng lực xử lý của nhân viên.

• Công ty thường xuyên phải thuê nguồn lực bên ngoài

Bạn đã sử dụng nhiều lao động tạm thời, nhà thầu phụ, hoặc cộng tác viên tự do? Nếu bạn thường xuyên thuê nguồn lực bên ngoài cho công việc thường kỳ, thì có lẽ đã đến lúc bạn nên xem xét tìm kiếm một nhân viên toàn thời gian cho vị trí này.

Để tờ trình đề nghị tuyển dụng nhân sự được thông qua dễ dàng bạn cần làm rõ các lý do:

• Nếu thuê các nhà thầu phụ và công tác viên tự do, bạn có thể không phát sinh chi phí nào khi bạn không cần đến họ.
• Nguồn lực bên ngoài thường tốn chi phí hơn so với nhân viên dài hạn. Và họ thường không biết về tình hình của tổ chức.
• Phân tích các chi phí ẩn cũng như các chi phí nhìn thấy giúp bạn quyết định tốt nhất ở góc độ tài chính.
• Nhà quản lý không còn thời gian cho công việc chính. Tuyển dụng nhân viên đảm nhiệm các công việc trợ giúp để giải phóng một thời gian cho nhà quản lý, giúp họ tập trung vào nhiệm vụ mang lại lợi nhuận nhiều hơn và chiến lược.

Hãy xác định lý do tại sao bạn hoặc nhóm của bạn cần thêm trợ giúp cũng như những lợi ích mà nhân sự mới sẽ mang lại. Đối với người đề xuất, bạn phải hết sức rõ ràng về vấn đề này trong tờ trình khi trình duyệt.

III. Nội dung cơ bản của một tờ trình xin bổ sung nhân sự

1. Tiêu đề: Tờ trình xin bổ sung nhân sự cho [phòng ban]
2. Người lập: Thường là trưởng bộ phận, có thể là quản lý trực tiếp hoặc team leader
3. Người phên duyệt: Thường là Ban Giám Đốc hoặc Giám Đốc Nhân sự
4. Lý do đề xuất: Ghi rõ ngôn ngữ hành chính, có số liệu nếu có (VD: “Khối Kinh doanh A hiện chỉ có 5 nhân viên, trong khi trung bình ngành yêu cầu tối thiểu 8”)
5. Số lượng đề xuất: Rõ ràng theo chức danh, vị trí
6. Yêu cầu chênh môn: Bằng cấp, kinh nghiệm, kỹ năng cần thiết
7. Thời gian cần tuyển: Ghi rõ tháng, quy hoạch dự kiến onboarding
8. Đề xuất phối hợp: Giao nhiệm vụ cho phòng HCNS hoặc tuyển dụng

IV. Cách viết tờ trình xin bổ sung nhân sự đúng chuẩn?

Mẫu tờ trình xin bổ sung nhân sự doanh nghiệp được quy định trong điều lệ công ty. Do đó thể thức của mẫu tờ trình này khá đơn giản bao gồm:

1. Phần thể thức:

Phần Quốc Ngữ, Quốc Hiệu đặt trên cùng bên phải của mẫu tờ trình

Phần tên: Đặt tên theo chữ in hoa  “TỜ TRÌNH”, tiếp theo đó là nội dung(v.v xin bổ sung nhân sự, tuyển dụng nhân sự,…)

2. Phần nội dung tờ trình:

Phần nội dung tờ trình bổ sung nhân sự không thể thiếu các phần sau:

• Phần kín gửi: Các bộ phận và người chịu trách nhiệm xét duyệt tờ trình. Ví dụ: Ban giám đốc, trưởng phòng,…
• Lý do: Nêu lý do cần phải xin bổ sung nhân sự. Lý do cần phải chi tiết, rõ ràng và phải căn cứ vào tình hình thực tế.
• Lập bảng đề xuất tuyển dụng gồm: Số lượng, vị trí, tóm tắt công việc, mô tả yêu cầu về kỹ năng nhân sự

3. Phần kết đơn

Ở phần này có chữ ký xác nhận của các trưởng bộ phận có liên quan đến việc xét duyệt. Sau đó bạn gửi tờ trình đến các bộ phận để xin đầy đủ chữ ký và đóng dấu để tờ trình có hiệu lực.

V. Cách diễn đạt thuyết phục trong tờ trình bổ sung nhân sự

Một tờ trình xin bổ sung nhân sự không chỉ là văn bản hành chính, mà còn là “bản đề xuất có sức thuyết phục”. Người viết cần thể hiện được tính cấp thiết, lý do hợp lý và tác động tích cực của việc bổ sung nhân sự đến hoạt động của bộ phận.

1. Trình bày rõ căn cứ và mục đích

Mở đầu tờ trình nên nêu căn cứ cụ thể như: kế hoạch sản xuất – kinh doanh, khối lượng công việc tăng, nhân sự nghỉ việc hoặc mở rộng quy mô dự án.
Ví dụ:

“Căn cứ vào kế hoạch mở rộng chi nhánh miền Trung quý IV/2025 và tình trạng nhân sự hiện tại chưa đáp ứng được khối lượng công việc gia tăng, phòng Kinh doanh kính đề xuất bổ sung 02 vị trí Nhân viên phát triển thị trường.”

2. Diễn đạt lý do bằng dữ liệu và dẫn chứng cụ thể

Thay vì chỉ nói “thiếu người”, nên có số liệu rõ ràng:

“Hiện tại phòng có 05 nhân viên phụ trách 12 tỉnh thành, trung bình mỗi người quản lý 25 khách hàng, vượt gấp đôi định mức theo quy trình chuẩn.”

Cách trình bày này giúp cấp duyệt dễ dàng đánh giá mức độ cần thiết và tính khả thi.

3. Ngôn ngữ hành chính chuẩn mực, tránh cảm tính

Sử dụng câu chủ động, hạn chế từ mang tính cá nhân như “theo tôi nghĩ”, “có lẽ”.
Thay vào đó, dùng cấu trúc rõ ràng:

• “Phòng … đề xuất”

• “Nhằm đảm bảo tiến độ …”

• “Kính trình Ban Giám đốc xem xét và phê duyệt.”

4. Nhấn mạnh lợi ích khi bổ sung nhân sự

Phần kết nên khẳng định tác động tích cực: tăng năng suất, giảm rủi ro, đảm bảo kế hoạch sản xuất – kinh doanh đúng tiến độ.
Ví dụ:

“Việc bổ sung nhân sự kịp thời sẽ giúp bộ phận duy trì chất lượng dịch vụ khách hàng và hoàn thành mục tiêu doanh số năm 2025.”

VI . Mẫu tờ trình xin bổ sung nhân sự đang được dùng phổ biến

[TÊN CÔNG TY]                                          CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số:                                                                  Hà Nội, ngày ….. tháng ….. năm …..

Kính gửi: – Giám đốc [Tên Công ty]
– Phòng Nhân sự & Quản lý thay đổi [Tên Công ty]

– Căn cứ theo nhu cầu phát sinh của công việc
– Căn cứ theo quy trình tuyển dụng của Công ty.
Phòng / Ban / Đơn vị [Tên Phòng / Ban / Đơn vị] đề nghị được bổ sung thêm nhân sự vào các vị trí sau:

Mong Giám đốc và phòng Nhân sự & Quản lý thay đổi xét duyệt trong thời gian sớm nhất.

Giám đốc           Phòng Nhân sự                Phụ trách                  Người đề xuất
(Duyệt)         (Xác nhận nhu cầu)            (Người đề xuất)                 (Ký rõ họ tên)

> Tải miễn phí mẫu tờ trình xin bổ sung nhân sự file world TẠI ĐÂY

VII. Quy trình xử lý sau khi gửi tờ trình

1. Trình duyệt → Ban lãnh đạo phản hồi
2. Phòng HCNS xác nhận nhu cầu, ngân sách
3. Lên kế hoạch tuyển dụng chi tiết
4. Phối hợp với trưởng bộ phận về JD, kênh tuyển
5. Triển khai tuyển dụng, onboarding

VIII. Quy trình phê duyệt tờ trình nhân sự giữa các cấp 

Để tờ trình xin bổ sung nhân sự được thông qua nhanh chóng và minh bạch, doanh nghiệp nên thiết lập một quy trình phê duyệt rõ ràng giữa các cấp quản lý. Dưới đây là quy trình phổ biến và hiệu quả:

Bước 1. Trưởng bộ phận lập tờ trình đề xuất

• Xác định nhu cầu thực tế (khối lượng công việc, nhân viên nghỉ, dự án mới).

• Soạn tờ trình kèm bảng mô tả công việc và căn cứ định biên nhân sự.

• Ký tên và gửi đến phòng nhân sự (HR).

Bước 2. Phòng nhân sự rà soát và đánh giá

• Kiểm tra thông tin, căn cứ và định biên tổng thể toàn công ty.

• Đánh giá tính phù hợp với ngân sách, kế hoạch tuyển dụng năm.

• Ghi ý kiến phản hồi (đồng ý, bổ sung hoặc điều chỉnh).

Bước 3. Trình Ban Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc phê duyệt

• Ban Giám đốc xem xét đề xuất, phân tích chi phí – hiệu quả.

• Ra quyết định phê duyệt chính thức, tạm hoãn hoặc yêu cầu làm rõ thêm.

Bước 4. Thông báo kết quả và triển khai thực hiện

• HR gửi văn bản phê duyệt chính thức cho Trưởng bộ phận.

• Nếu được duyệt, HR tiến hành quy trình tuyển dụng hoặc điều chuyển nhân sự.

• Lưu hồ sơ tờ trình để phục vụ đánh giá sau này.

Lưu ý:

• Quy trình cần được chuẩn hóa bằng văn bản hoặc hệ thống nội bộ để tránh chồng chéo.

• Doanh nghiệp nên quy định thời gian phản hồi tối đa (SLA) cho từng cấp để đảm bảo tiến độ.

IX. Số hoá tự động hóa quy trình tuyển dụng nhân sự với phần mềm 1Office

Phần mềm quản trị nhân sự 1Office cho phép:

• Tạo tờ trình online, có quy trình duyệt tự động
• Kết nối trực tiếp với module tuyển dụng và đánh giá nhân sự
• Quản lý tiến trình onboarding sau khi tuyển

Viết tờ trình xin bổ sung nhân sự không chỉ đơn thuần là một thủ tục, mà còn là bước đầu trong chuỗi quy trình tuyển dụng chặt chẽ. Khi được tự động hóa với công cụ như 1Office, toàn bộ quy trình trở nên minh bạch, nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn.

Nếu chúng ta muốn rút ngắn thời gian tạo lập tờ trình xin bổ sung nhân sự, giúp nhà quản lý dễ dàng duyệt tờ trình Online thì đừng bỏ qua tính năng quản lý tuyển dụng của 1Office. Phần mềm này cho phép bộ phận HR tạo mới đề xuất tuyển nhân sự theo Form có sẵn trên hệ thống. Mặt khác, nhân viên của bạn ngay lập tức nhận được thông báo duyệt đơn – không duyệt đơn của mình. Hơn 5000 doanh nghiệp đã ứng dụng thành công phần mềm 1Office trong quản lý nhân sự, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Hãy liên hệ với chúng tôi để được các chuyên gia tư vấn tận tình.

Liên hệ với chúng tôi:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube:  https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA

1. Kịch bản chốt sale là gì?

Kịch bản chốt sale là một công cụ quan trọng trong quá trình tương tác với khách hàng tiềm năng, được sử dụng bởi đại diện bán hàng, nhân viên bán hàng hoặc chuyên viên kinh doanh. Được xây dựng dưới dạng đoạn hội thoại hoặc văn bản, kịch bản này có thể chi tiết như một cuộc trò chuyện thực tế hoặc chứa các hướng dẫn cụ thể về những điểm quan trọng cần truyền đạt.

Mặc dù trong mỗi cuộc chốt sale với những yêu cầu và chiến thuật bán hàng khác nhau dựa trên từng khách hàng nhưng kịch bản chốt sale giúp đảm bảo rằng thông điệp về công ty và sản phẩm được truyền đạt một cách nhất quán, chính xác. Điều này đặt ra lý do cần thiết của việc sử dụng kịch bản chốt sale để đảm bảo hiệu quả trong mọi tình huống kinh doanh.

Cụ thể, một kịch bản bán hàng xuất sắc có thể giúp người bán hàng:

• Giảm Căng Thẳng: Đại diện bán hàng có thể dựa vào kịch bản để biết đầy đủ thông tin cần giới thiệu, cách trình bày một cách có logic. Điều này giúp họ tránh được tình trạng căng thẳng, bối rối và không biết cách trình bày thông tin một cách chính xác, đầy đủ trước khách hàng.
• Tăng hiệu quả bán hàng: Nhân viên bán hàng sẽ phát triển kỹ năng giao tiếp một cách lưu loát và trôi chảy nhờ vào một kịch bản chốt sale có hệ thống và quy trình chuẩn chỉnh. Điều này giúp xây dựng lòng tin với khách hàng, giải quyết hiệu quả các thắc mắc của họ và từ đó tăng cường tỷ lệ chuyển đổi trong các cuộc tư vấn.
• Tăng mối quan hệ giữa đại diện bán hàng và khách hàng tiềm năng: Kịch bản chốt sale được xây dựng dựa trên tâm lý khách hàng giúp nhân viên bán hàng nắm bắt tốt tâm lý, thấu hiểu vấn đề và mong muốn của khách hàng trong quá trình tư vấn. Điều này không chỉ hữu ích trong việc duy trì mối quan hệ mà còn giúp phát triển mối liên kết với khách hàng trong thời gian dài.
• Cải thiện tính nhất quán tổng thể của thông điệp công ty: Kịch bản chốt sale giúp thống nhất quy trình bán hàng không chỉ với khách hàng mà còn nội bộ. Điều này đảm bảo rằng thông điệp về công ty, sản phẩm, dịch vụ được truyền đạt một cách nhất quán và đồng đều từ mọi nhân viên, tạo ra ấn tượng mạnh mẽ với khách hàng.

>>Đọc thêm: 7 Cách chào hàng hiệu quả cho Leader và chuyên viên Sales

2. Các bước xây dựng kịch bản chốt sale hiệu quả

Các kịch bản bán hàng cần được tinh chỉnh để phù hợp đúng tệp đối tượng cụ thể và đồng thời đảm bảo chứa đựng đầy đủ thông tin về công ty, sản phẩm và dịch vụ. Dưới đây là các bước giúp xây dựng một kịch bản chốt sale chuẩn chỉnh mà doanh nghiệp có thể tham khảo: 

Bước 1: Xác định sản phẩm, dịch vụ cụ thể

Mỗi sản phẩm hay dịch vụ của doanh nghiệp đều là một giải pháp đáp ứng cho nhu cầu cụ thể của khách hàng. Chúng có đặc tính riêng biệt, vì vậy không thể áp dụng một kịch bản chốt sale cho tất cả mà phải tập trung vào từng sản phẩm hay dịch vụ cụ thể.

Bằng cách này, kịch bản bán hàng có thể làm nổi bật chức năng, lợi ích và những điểm độc đáo của từng sản phẩm hay dịch vụ. Chính điều này giúp tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Ví dụ như việc quảng bá mẫu áo khoác mới nhất với chức năng thấm hút mồ hôi, thiết kế thông thoáng và khả năng chống tia cực tím. Điều này sẽ giúp thu hút sự chú ý và quan tâm từ phía khách hàng.

Bước 2: Hiểu rõ khách hàng

Người đại diện bán hàng cần tránh việc chỉ tập trung vào việc đạt doanh số bán hàng mà không hiểu rõ nhu cầu thực sự của khách hàng. Thay vào đó, họ cần nhìn nhận doanh nghiệp không chỉ là người bán hàng mà còn là người cung cấp giải pháp.

Để thuyết phục khách hàng về sự phù hợp của giải pháp, người đại diện bán hàng cần đặt mình vào tình huống của khách hàng. Việc hiểu rõ nhu cầu, vấn đề mà khách hàng đang đối mặt và những gì họ đang tìm kiếm là quan trọng.

Ví dụ: Đối với mẫu áo khoác, khách hàng mục tiêu có thể là những người từ 18-25 tuổi, giờ đến trường và đến nơi làm việc đều thuộc khung giờ hành chính, phải di chuyển trong nhiệt độ nắng nóng thường xuyên. Do đó, nhu cầu của họ có thể là áo khoác chống nắng và thấm hút mồ hôi. Đồng thời, vì là thế hệ Z, cách giao tiếp của đại diện bán hàng cũng cần phải trẻ trung và thoải mái thay vì trang trọng.

Bước 3: Lựa chọn kênh bán hàng

Kim chỉ nam trong việc tiếp cận và chuyển đổi khách hàng là “khách hàng ở đâu, doanh nghiệp ở đó.” Bằng cách hiểu rõ khách hàng và nắm vững hành vi mua hàng của họ, doanh nghiệp có thể xác định được vị trí của họ trong hành trình mua hàng và áp dụng các kịch bản bán hàng phù hợp.

Ví dụ: Nếu tập trung vào khách hàng có thói quen sử dụng mạng xã hội 4 tiếng mỗi ngày và thường xuyên mua sắm trực tuyến, doanh nghiệp có thể triển khai các kịch bản chốt sale thông qua tin nhắn trên Facebook hoặc email đồng thời tạo hướng dẫn mua sắm trên các sàn thương mại điện tử.

Tiếp thị đa kênh đang trở thành một chiến lược quan trọng mà nhiều doanh nghiệp sử dụng kết hợp các kênh để tối ưu hóa quá trình bán hàng. Đại diện bán hàng cần hiểu rõ đặc tính của từng kênh để có phương thức giao tiếp và tương tác với khách hàng một cách hiệu quả. (Đặc tính và mẫu kịch bản chốt sale trên từng kênh được phân tích chi tiết cụ thể hơn ở phần dưới). 

Bước 4: Xác định trình tự cho một kịch bản bán hàng

Trong quá trình bán hàng, thường có hai tình huống chính. Tình huống thứ nhất, doanh nghiệp tự chủ động tìm kiếm và tiếp cận khách hàng tiềm năng. Trong tình huống thứ hai, là khách hàng chủ động tiếp cận doanh nghiệp. Đây là hai tình huống cơ bản mà quá trình bán hàng thường đối mặt

Trường hợp doanh nghiệp chủ động liên hệ với khách hàng:

• Giới thiệu bản thân: Gồm họ tên, chức vụ đảm nhận tại thương hiệu.
• Nêu lý do vì sao liên hệ: Trong quá trình tiếp xúc, người bán hàng sử dụng thông tin đã nắm bắt từ nhu cầu của khách hàng để liên kết bối cảnh cá nhân của họ với giải pháp mà công ty cung cấp, hướng đến mức độ cá nhân hóa cao nhất có thể.
• Thúc đẩy cuộc trò chuyện tiếp theo:Thường, việc chốt đơn hàng ngay từ cuộc gọi đầu tiên là khá khó khăn. Người bán hàng cần tạo điều kiện để khách hàng cảm thấy thoải mái và không bị áp đặt. Tránh tình trạng tạo áp lực khiến khách hàng cảm thấy phải mua ngay lập tức hoặc bị đẩy vào tình huống không thoải mái, như đang “bị sale”.

Với sản phẩm có giá trị cao và đòi hỏi thời gian cân nhắc, nên hẹn khách hàng đến cửa hàng để được tư vấn chi tiết. Đối với sản phẩm tiêu dùng nhanh, có thể mở đầu cuộc trao đổi qua tin nhắn để tạo cơ hội cho thêm thông tin và thảo luận.

• Bắt đầu cuộc trò chuyện tiếp theo: Khi khách hàng chấp nhận tham gia qua các kênh như Zalo hay Messenger, việc chủ động từ doanh nghiệp là rất quan trọng. Đầu tiên, cần giới thiệu lại mình và tổng kết nội dung cuộc trò chuyện trước đó, cung cấp lý do cụ thể về việc liên hệ lại.
• Khai thác nhu cầu của khách hàng: Tận dụng những thông tin đã nghiên cứu để khai thác thêm về nhu cầu của khách hàng. Điều này giúp đại diện bán hàng hiểu rõ hơn về các thách thức và quan tâm cụ thể mà khách hàng đang đối mặt, bao gồm cả những suy nghĩ và giải pháp mà họ đang xem xét.
• Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ: Trong bước giới thiệu sản phẩm và dịch vụ, đại diện bán hàng cần tập trung làm nổi bật những điểm độc đáo và lợi ích của sản phẩm, dịch vụ để thu hút sự chú ý của khách hàng. Qua đó, họ cũng cần nhấn mạnh những giải pháp mà sản phẩm hoặc dịch vụ có thể mang lại để giải quyết các vấn đề và trăn trở của khách hàng.
• Giải quyết những thắc mắc của khách hàng: Khi trình bày về sản phẩm và dịch vụ, đặc biệt là trong việc giải đáp những thắc mắc của khách hàng, đại diện bán hàng cần sử dụng ngôn ngữ gần gũi và dễ hiểu. Họ nên tập trung vào việc truyền đạt thông tin về các đặc tính và chức năng của sản phẩm, cũng như sự khác biệt giữa các gói dịch vụ và các ưu đãi hậu mãi.

Tránh sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành phức tạp, người bán hàng cần diễn đạt thông tin một cách trực tiếp và thân thiện giúp khách hàng hiểu rõ hơn về sản phẩm hoặc dịch vụ. Điều này giúp xây dựng sự tin tưởng và tạo thuận lợi cho quá trình quyết định mua hàng của khách hàng.

Đồng thời, để kêu gọi hành động, việc áp dụng các ưu đãi khuyến mãi và gói ưu đãi có thời hạn ngắn là một chiến lược hiệu quả. Điều này tạo áp lực và khuyến khích khách hàng đăng ký hoặc mua sản phẩm ngay trong khoảng thời gian được quy định giúp tăng cường hiệu suất bán hàng.

• Giải quyết những từ chối: Đối mặt với những từ chối từ phía khách hàng, đặc biệt là về giá cả và chất lượng, người bán hàng cần có khả năng xử lý một cách linh hoạt và thấu hiểu vấn đề. Quan trọng nhất là phải cung cấp giải pháp hoặc thông tin thuyết phục để giải quyết những lo ngại này và tạo ra sự tin tưởng từ phía khách hàng.
• Tăng thêm giá trị đơn hàng (nếu có): Đối với những khách hàng đã quyết định mua sản phẩm hoặc dịch vụ, có thể tận dụng cơ hội này để tăng giá trị đơn hàng bằng cách giới thiệu các combo hoặc ưu đãi đặc biệt. Ví dụ như khuyến mãi đặc biệt cho việc mua điện thoại kèm theo tai nghe Bluetooth với giá giảm 50% có thể làm tăng sự hấp dẫn và khả năng chuyển đổi khách hàng lên các sản phẩm hoặc dịch vụ có giá trị cao hơn.
• Hướng dẫn bước tiếp theo: Đối với các sản phẩm vật lý hay trực tuyến, hướng dẫn khách hàng về cách sử dụng sản phẩm là một phần quan trọng của quá trình bán hàng. Đối với sản phẩm vật lý, người bán hàng có thể cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng và tận dụng tối đa các tính năng của sản phẩm.

Trong trường hợp sản phẩm trực tuyến như các khóa học, quá trình hướng dẫn có thể bao gồm việc hướng dẫn khách hàng về các bước cần thực hiện sau khi mua sản phẩm, chẳng hạn như đăng nhập vào hòm thư điện tử để nhận thông tin về khóa học hoặc truy cập liên kết học từ địa chỉ email cụ thể như “abc@gmail.com”.

Nếu doanh nghiệp sử dụng quảng cáo thông qua ứng dụng như Zalo hoặc Messenger, khi nhận phản hồi từ khách hàng, người bán hàng cần giới thiệu một cách ngắn gọn về bản thân, chức vụ và bắt đầu quy trình khai thác nhu cầu của khách hàng. Điều này giúp xây dựng một cuộc trò chuyện có ý nghĩa và tăng cơ hội chuyển đổi.

Trường hợp khách hàng chủ động liên hệ với doanh nghiệp

Khách hàng trong tệp này thường đã có kiến thức về thương hiệu từ trước. Do đó, người bán hàng chỉ cần chào hỏi và tìm hiểu về tên và chức vụ của họ, sau đó nhanh chóng khai thác ngay nhu cầu cụ thể của khách hàng.

Trong trường hợp khách hàng đã được doanh nghiệp chủ động liên hệ trước đó và tự chủ liên hệ lại ở lần tiếp theo, nhân viên bán hàng cần đảm bảo rằng họ hiểu rõ về bối cảnh của khách hàng từ lần tương tác trước đó. Điều này giúp tạo ra một cuộc trò chuyện mới mẻ và mở đầu cho giai đoạn tiếp theo trong quy trình bán hàng, theo các bước đã mô tả trước đó.

Bước 5: Theo dõi và tối ưu

Doanh nghiệp nên thực hiện thử nghiệm nhiều kịch bản chốt sale để đánh giá hiệu suất của từng kịch bản. Có thể thử nghiệm từ 2 đến 3 kịch bản cho mỗi sản phẩm hoặc dịch vụ và thời gian thử nghiệm nên kéo dài ít nhất 1 đến 2 tháng để đảm bảo sự đại diện của một lượng khách hàng đủ lớn để có kết quả đáng tin cậy.

Dựa vào kết quả thu được từ mỗi kịch bản, doanh nghiệp nên tiến hành tối ưu hóa và điều chỉnh để làm cho chúng phù hợp hơn. Cụ thể, lắng nghe phản hồi từ đại diện bán hàng, ghi chú về những nguyên nhân khiến kịch bản không hiệu quả, có thể do phong cách không phù hợp với tệp khách hàng  hay do tốc độ thúc đẩy chuyển đổi quá nhanh hoặc kịch bản quá dài dòng làm mất thời gian của khách hàng.

Ở phần tiếp theo, chúng ta sẽ thảo luận về các ví dụ cụ thể để minh họa cho việc xây dựng kịch bản chốt sale trên từng kênh.

3. Mẫu kịch bản theo từng kênh

Email, tin nhắn, điện thoại và bán hàng trực tiếp là những kênh bán hàng phổ biến mà thương hiệu có thể sử dụng để triển khai các kịch bản chốt sale. Cách doanh nghiệp lựa chọn kênh bán hàng sẽ phụ thuộc vào hành vi của khách hàng mục tiêu.

Dưới đây, chúng ta sẽ cùng nhau khám phá một số mẫu kịch bản bán hàng cụ thể trên cả bốn kênh này giúp doanh nghiệp xây dựng kịch bản một cách hiệu quả trên từng kênh.

3.1 Kịch bản chốt sale qua email

Kênh email thường có đặc tính phản hồi chậm và thời gian phản hồi dài. Do đó, mục tiêu chính của nó không phải là trả lời qua email mà là tạo các cú click vào đường liên kết mua sản phẩm hoặc nút liên hệ trực tiếp với doanh nghiệp.

Quảng cáo và bán hàng qua email thường chia thành hai dạng chính: cho sản phẩm tiêu dùng và cho sản phẩm đòi hỏi thời gian quyết định dài. Đối với sản phẩm tiêu dùng, các nhãn hàng và sàn thương mại điện tử thường gửi trực tiếp ưu đãi sản phẩm và hướng dẫn đường link đến trang web hoặc liên kết mua hàng trên các sàn. Khách hàng có thể đặt mua trực tiếp hoặc tương tác với người bán thông qua các khung trò chuyện.

Lưu ý: Thông thường, các email trực tiếp như vậy sẽ hiệu quả nhất khi doanh nghiệp có sẵn danh sách dữ liệu khách hàng hoặc khi khách hàng tự nguyện để lại thông tin để nhận ưu đãi.

3.1.1 Kịch bản chốt sale qua Email dạng bán hàng trực tiếp tham khảo

Tiêu đề: Chào đón [First Name] với Ưu Đãi Hấp Dẫn từ [Tên Thương Hiệu]

Thân chào [First Name],

Chúng tôi vô cùng vui mừng thông báo với [First Name] về cơ hội nhận ngay ưu đãi đặc biệt – Giảm giá 30% cho tất cả sản phẩm mới nhất trong bộ sưu tập Thu Đông!

[Ảnh sản phẩm]

Hãy khám phá sự độc đáo và phong cách của những sản phẩm mới nhất chất lượng cao, từ áo khoác ấm áp đến phụ kiện thời trang độc đáo. Chúng đã được chọn lựa kỹ lưỡng để mang lại trải nghiệm mua sắm tuyệt vời cho [First Name].

Mã ưu đãi đặc biệt của [Tên Thương Hiệu]: TẠI ĐÂY (chèn link sản phẩm)

Đừng bỏ lỡ cơ hội này vì chương trình chỉ áp dụng đến hết tuần này. Hãy nhanh chóng truy cập và mua sắm ngay hôm nay!

Nếu cần thêm thông tin hoặc tư vấn, [First Name] có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua trang FANPAGE CHÍNH THỨC (chèn link).

Cảm ơn [First Name] đã luôn ủng hộ [Tên Thương Hiệu], chúc [Xưng hô] có một ngày thật tràn đầy năng lượng!

Trân trọng,

[Tên Thương Hiệu]

3.1.2 Email dạng bán hàng gián tiếp như sau

Tiêu đề: [Căn Hộ Tân Hoàng Minh] Khám Phá Ưu Đãi Đặc Biệt – Thanh Toán Linh Hoạt, Tặng Ngay Voucher Nội Thất 250 Triệu

Thân chào [First Name],

Chúc mừng sự kiện khánh thành [Tên Dự Án] – nơi hội tụ không gian sống hiện đại và tiện nghi vượt trội. Công ty Bất Động Sản [Z] gửi đến bạn chính sách thanh toán đặc biệt chỉ từ 20 – 30% đợt 1 và không lãi suất trong 12 tháng cho các căn hộ chung cư cao cấp tại dự án.

[Ảnh căn hộ] [Ảnh căn hộ] [Ảnh căn hộ]

Dự án có quy mô lớn với 963 căn hộ thiết kế sang trọng, từ 2 – 3 phòng ngủ, diện tích linh hoạt từ 57 đến 94 m2. Nơi đây không chỉ đẹp mắt mà còn sở hữu tiện ích đẳng cấp như công viên, sân vườn, hồ bơi, sân thể thao, v.v.

Khi bạn quyết định đặt mua, chúng tôi tặng thêm cho bạn voucher nội thất trị giá lên đến 250 triệu đồng, giúp không gian sống của bạn trở nên hoàn hảo hơn.

Để biết thêm chi tiết và nhận ưu đãi độc quyền, hãy nhấn vào đường link dưới đây để chúng tôi có thể tư vấn cho bạn.

TÔI MUỐN TÌM HIỂU THÊM (link messenger fanpage)

Chúng tôi trân trọng sự quan tâm của bạn và mong được đồng hành cùng bạn trên hành trình chọn lựa căn hộ lý tưởng.

Chúc bạn một ngày tốt lành!

Trân trọng,

[Tên Công Ty BĐS]

Lưu ý: Đối với các sản phẩm có giá trị cao và yêu cầu thời gian ra quyết định dài, việc chốt đơn ngay qua một email giới thiệu là không thực tế. Thông thường, các doanh nghiệp sẽ triển khai chiến dịch bán hàng qua email bằng cách tạo ra 4-5 email chất lượng, có thiết kế thu hút và nổi bật. Mục tiêu là giúp khách hàng hiểu rõ về sản phẩm, dịch vụ và xây dựng lòng tin vào thương hiệu. Một chiến dịch khác là duy trì việc gửi email theo dạng bản tin hàng tuần, cung cấp thông tin mới về sản phẩm, dịch vụ để thúc đẩy khách hàng liên hệ và tư vấn.

>>Đọc thêm: Tips 7 cách chốt Sale hiệu quả chinh phục mọi khách hàng

3.2 Bán hàng qua tin nhắn

Kịch bản chốt sale thông qua kênh tin nhắn thường được áp dụng rộng rãi đối với các mặt hàng tiêu dùng, sản phẩm không yêu cầu thời gian cân nhắc lâu dài.

3.2.1 Đối với sản phẩm tiêu dùng

Tin nhắn chốt sale cho sản phẩm tiêu dùng thường cần sự ngắn gọn và thuyết phục. Dưới đây là một mẫu kịch bản chốt sale qua tin nhắn:

Tải miễn phí: [1OFFICE] Mẫu kịch bản chốt sale qua tin nhắn với sản phẩm tiêu dùng

3.2.2 Đối với sản phẩm giá trị cao

Trong trường hợp sản phẩm hoặc dịch vụ đòi hỏi thời gian ra quyết định dài như bất động sản, bảo hiểm, đại diện bán hàng không thể chỉ thông qua vài dòng tin nhắn để thuyết phục khách hàng chốt đơn ngay. Mục tiêu chính là hướng đến việc chốt được cuộc hẹn tiếp theo, nơi khách hàng có thể đến trực tiếp văn phòng, cửa hàng để nhận tư vấn chi tiết. Dưới đây là một mẫu kịch bản tham khảo:

Tải miễn phí: [1OFFICE] Mẫu kịch bản chốt sale qua tin nhắn với sản phẩm giá trị cao

3.3 Bán hàng qua điện thoại

Kênh bán hàng này thường được doanh nghiệp ưa chuộng để kích thích khách hàng đăng ký nhận mã khuyến mãi và ưu đãi cho sản phẩm, dịch vụ của họ. Sau đó, doanh nghiệp có thể chuyển hướng giao tiếp qua tin nhắn để chốt sale hoặc hẹn buổi bán hàng trực tiếp tại cửa hàng. Điều này giúp tạo điều kiện cho cuộc trao đổi cụ thể hơn, nơi mà người bán hàng có thể cung cấp thông tin chi tiết và đáp ứng tốt nhất đến nhu cầu của khách hàng. Dưới đây là một mẫu kịch bản chốt sale qua điện thoại:

Tải miễn phí: [1OFFICE] Mẫu kịch bản chốt sale qua điện thoại

3.4 Bán hàng qua mạng xã hội

Tuy nhiên, không phải lúc nào quý khách cũng có thể nghe điện thoại hoặc trong tình huống nghe máy được. Để tối ưu hóa sự thuận tiện, người đại diện cần linh hoạt hẹn khách một thời gian cố định để gọi trao đổi lại hoặc đẩy nhanh quy trình, xin phép add zalo hoặc messenger để tư vấn thông qua tin nhắn.

Tải miễn phí: [1OFFICE] Mẫu kịch bản bán hàng qua mạng xã hội

3.5 Bán hàng trực tiếp

Khi khách hàng tự mình tìm đến văn phòng hoặc cửa hàng thì đó là dấu hiệu rõ ràng về sự quan tâm và mong muốn chuyển đổi. Để đảm bảo cuộc tư vấn hiệu quả, đại diện bán hàng cần nhạy bén để bắt kịp cơ hội này và cung cấp giải pháp tối ưu. Dưới đây là mẫu kịch bản bán hàng trực tiếp doanh nghiệp có thể tham khảo:

Tải miễn phí: [1OFFICE] Mẫu kịch bản chốt sale trực tiếp

4. Cách xử lý một số tình huống phổ biến khi chốt sale

Trong quá trình tư vấn, đôi khi khách hàng đặt ra những câu hỏi khó khăn khiến đại diện bán hàng phải khôn khéo trong việc giải quyết. Những câu hỏi này thường như là dạng từ chối khéo sản phẩm hoặc dịch vụ. Nếu không xử lý tốt, có thể ảnh hưởng đến quá trình chốt deal không thành công. Các tình huống phổ biến trong kịch bản chốt bán hàng thường liên quan đến sản phẩm/dịch vụ, giá cả và dịch vụ hậu mãi.

4.1 Tình huống về sản phẩm/dịch vụ

Hàng thật giả

A: Em ơi, chị thấy giờ trên thị trường có nhiều hàng giả quá, có cách nào để chị biết được hàng bên em đang cung cấp là thật?

B: Tất cả sản phẩm của bên em đều được cung cấp với mã sản phẩm chính hãng, giúp khách hàng dễ dàng kiểm tra thông tin trên trang web chính thức của nhãn hiệu. Khi chị hoàn tất mua sắm, bọn em sẽ cung cấp phiếu bảo hành 1 năm, đồng nghĩa với việc hàng giả sẽ không thể đảm bảo được thời gian bảo hành dài hạn như vậy ạ.

Xem thêm: TOP 10 Phần mềm quản lý bán hàng miễn phí tiện dụng nhất

Khách hàng còn hoài nghi về chất lượng sản phẩm

A: Em ơi, nếu chị mua về dùng thử mà không có hiệu quả như em giới thiệu thì sao?

B: Dạ, kem dưỡng trắng bên em sẽ có tác dụng sau 1 tuần sử dụng khi khách hàng tuân theo đúng quy trình. Chị cứ sử dụng trong 1 tuần đầu tiên ạ, sau 1 tuần nếu không đạt kết quả, bên em sẽ cam kết hoàn tiền lại ạ.

4.2 Tình huống về giá

A: Em ơi, sao sản phẩm bên mình đắt hơn so với thị trường vậy?

B: Dạ, chúng em có xưởng gia công, có quy trình gia công chuẩn để đảm bảo chất lượng cho mỗi sản phẩm đầu ra. Vật liệu cũng được nhập và chọn lọc tỉ mỉ trước khi gia công nên về chất lượng thì chị có thể yên tâm ạ. Bên em còn bảo hành đổi trả miễn phí trong 6 tháng cho các sản phẩm ạ.

4.3 Tình huống về dịch vụ hậu mãi

A: Em ơi, nhưng chị không rành về việc lắp máy nên chị sẽ cân nhắc thêm về sản phẩm này nha.

B: Dạ chị yên tâm, khi chị thanh toán đơn hàng, bọn em sẽ có đội ngũ giao hàng và hỗ trợ lắp ráp và hướng dẫn sử dụng thiết bị.Ngoài ra, chị có thể liên hệ hotline 19xxxxx bất cứ khi nào cần, đội ngũ chăm sóc khách hàng sẽ luôn sẵn lòng hỗ trợ chị ạ.

>>Đọc thêm: 10+ Cách xử lý từ chối của khách hàng tăng tỷ lệ chốt Sale vượt trội

Ngoài ra, để đối mặt với những tình huống khác nhau trong quá trình tư vấn, người đại diện cần được đào tạo để linh hoạt xử lý mọi vấn đề. Thông tin và kiến thức chuyên sâu về sản phẩm, dịch vụ sẽ là chìa khóa để thuyết phục và giúp khách hàng chốt đơn một cách thuận lợi.

5. Những sai lầm thường gặp khi xây dựng kịch bản chốt sale

Dù sở hữu sản phẩm chất lượng và đội ngũ bán hàng dày dạn kinh nghiệm, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa đạt được tỷ lệ chuyển đổi như kỳ vọng. Nguyên nhân phần lớn không nằm ở sản phẩm, mà đến từ cách xây dựng và triển khai kịch bản chốt sale chưa phù hợp.
Dưới đây là những sai lầm phổ biến nhất cùng hướng khắc phục cụ thể để đội ngũ sale có thể cải thiện hiệu suất ngay lập tức.

5.1. Dùng kịch bản “rập khuôn”, thiếu linh hoạt

Một trong những lỗi thường gặp là nhân viên chỉ đọc đúng từng câu trong kịch bản, mà không quan sát phản ứng hay cảm xúc của khách hàng. Điều này khiến cuộc trò chuyện trở nên máy móc, thiếu tự nhiên và dễ khiến khách hàng mất thiện cảm.

Cách khắc phục:

• Đào tạo đội ngũ sale hiểu rằng kịch bản chỉ là “khung xương”, không phải “bài học thuộc lòng”.

• Khuyến khích nhân viên điều chỉnh cách nói, ví dụ minh họa hoặc câu hỏi sao cho phù hợp với từng tính cách và giai đoạn tâm lý của khách hàng.

• Có thể tổ chức buổi role-play để rèn luyện kỹ năng phản xạ và xử lý linh hoạt trong từng tình huống.

5.2. Quá tập trung giới thiệu sản phẩm, quên khai thác nhu cầu

Nhiều người bán hàng mắc sai lầm khi mở đầu cuộc trò chuyện bằng việc giới thiệu tính năng sản phẩm, thay vì tìm hiểu vấn đề thực sự của khách hàng. Khi không chạm được “nỗi đau” hoặc nhu cầu cụ thể, khách hàng sẽ dễ dàng từ chối.

Cách khắc phục:

• Áp dụng mô hình SPIN Selling (Situation – Problem – Implication – Need Payoff) để dẫn dắt khách hàng tự nhận ra giá trị của sản phẩm.

• Bắt đầu bằng các câu hỏi mở:

  “Anh/chị đang gặp khó khăn/ có nhu cầu ra sao ở thời điểm hiện tại?”

• Khi khách hàng bộc lộ vấn đề, người sale mới giới thiệu giải pháp của mình như một “câu trả lời phù hợp nhất” thay vì lời chào hàng.

5.3. Không chuẩn bị sẵn kịch bản xử lý từ chối

Bất kỳ nhân viên sale nào cũng sẽ gặp tình huống khách hàng từ chối – có thể vì giá, vì thời điểm, hoặc đơn giản là họ chưa tin tưởng. Nếu không có sự chuẩn bị, người bán sẽ dễ rơi vào thế bị động, dẫn đến mất cơ hội.

Cách khắc phục:

• Xây dựng “thư viện phản hồi tình huống từ chối” để toàn đội tham khảo và luyện tập.

• Ví dụ:

  “Anh/chị có thể đang so sánh giá, nhưng em tin rằng mình nên cùng xem lại tổng giá trị nhận được trước khi ra quyết định. Em có thể gửi anh/chị bảng so sánh chi tiết ngay bây giờ.”

• Ghi lại các tình huống thực tế từ khách hàng để liên tục cập nhật và hoàn thiện kịch bản.

5.4. Thiếu phần kêu gọi hành động (CTA) rõ ràng

Một số kịch bản chỉ dừng lại ở phần tư vấn, không có lời kêu gọi hành động cụ thể — khiến khách hàng không biết bước tiếp theo là gì. Điều này đồng nghĩa với việc “cơ hội chốt sale trôi qua mà không ai nhận ra”.

Cách khắc phục:

• Mỗi kịch bản cần có một CTA (Call to Action) rõ ràng ở cuối: đăng ký dùng thử, đặt lịch demo, ký hợp đồng hoặc đặt cọc.

• Ví dụ:

  “Nếu anh/chị thấy phù hợp, em có thể tạo hợp đồng ngay hôm nay để anh/chị giữ ưu đãi đang diễn ra.”

• CTA nên gắn liền với lợi ích cụ thể, tránh mang tính thúc ép.

5.5. Không theo dõi và cập nhật kịch bản sau khi áp dụng

Kịch bản hiệu quả hôm nay có thể không còn phù hợp sau vài tháng — khi hành vi khách hàng, xu hướng thị trường hoặc sản phẩm thay đổi. Nếu không theo dõi tỷ lệ chốt sale và phản hồi thực tế, doanh nghiệp sẽ khó phát hiện điểm cần cải thiện.

Một kịch bản chốt sale thành công không chỉ nằm ở lời thoại hay, mà ở cách doanh nghiệp xây dựng, kiểm thử và cải tiến liên tục. Tránh được những sai lầm trên, bạn đã tiến gần hơn đến mục tiêu tạo ra đội ngũ bán hàng chuyên nghiệp – linh hoạt – hiệu quả, có khả năng chốt sale bứt phá trong mọi mùa kinh doanh.

6. Cách tùy chỉnh kịch bản cho từng nhóm khách hàng

Không có “một kịch bản dùng cho tất cả”. Mỗi nhóm khách hàng có hành vi, nhu cầu và mức độ sẵn sàng mua khác nhau. Việc tùy chỉnh giúp tăng tỷ lệ chốt và tạo trải nghiệm cá nhân hóa.

6.1. Phân loại khách hàng theo “độ nóng”

6.2. Điều chỉnh kịch bản theo loại khách hàng

Cách bạn nói chuyện với một cá nhân sẽ khác hoàn toàn khi nói với một tổ chức. Mỗi đối tượng cần một “ngôn ngữ thuyết phục” riêng:

• Khách hàng cá nhân (B2C):
  Tập trung vào cảm xúc, sự tiện lợi và lợi ích trực tiếp.

  Ví dụ: “Anh/chị thử dùng bản demo hôm nay, chỉ 15 phút là cảm nhận được khác biệt ngay.”

• Khách hàng doanh nghiệp (B2B):
  Ưu tiên tính logic, hiệu quả và số liệu cụ thể.

  Ví dụ: “Nhiều doanh nghiệp trong ngành đã rút ngắn 30% thời gian xử lý đơn hàng sau khi áp dụng giải pháp này.”

6.3. Cá nhân hóa theo kênh bán hàng

Một kịch bản hiệu quả không chỉ nằm ở lời nói, mà còn ở ngữ cảnh và kênh truyền tải.

• Email: Gọi tên người nhận, nhắc đến hành động cụ thể trước đó (ví dụ: “Anh/chị vừa tải tài liệu hướng dẫn…”), để tạo cảm giác quan tâm thật sự.

• Tin nhắn: Giữ ngắn gọn, thân mật, có thể thêm biểu tượng cảm xúc nhẹ để tạo cảm giác gần gũi.

• Cuộc gọi: Tập trung lắng nghe hơn là nói. Ghi chú những thông tin giá trị trong quá trình trao đổi để có thể theo dõi, chăm sóc và đề xuất phù hợp sau này.

————————-

Kịch bản chốt sale được coi là một công cụ không thể thiếu của người bán hàng ở mọi lĩnh vực kinh doanh. Việc xây dựng kịch bản hiệu quả đòi hỏi sự đồng bộ với cơ cấu của đội nhóm kinh doanh và sự hiểu biết về đặc thù kinh doanh trong từng lĩnh vực cụ thể. Tuy nhiên, để kịch bản chốt sale thực sự mang lại hiệu suất tối đa, người đại diện bán hàng cần sở hữu kỹ năng giao tiếp xuất sắc, khả năng xử lý tình huống linh hoạt và khả năng phản ứng nhanh nhạy.

1. Các quy định của pháp luật về việc xin nghỉ không lương

Theo quy định tại Điều 115 Bộ luật Lao động số 45/2019/GH14, người lao động được phép nghỉ việc riêng mà vẫn hưởng nguyên lương và phải thông báo với sử dụng lao động trong các trường hợp sau đây:

• Kết hôn: nghỉ 3 ngày
• Con đẻ hoặc con nuôi kết hôn: nghỉ 01 ngày
• Cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi; cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi chết: nghỉ 03 ngày.

Ngoài ra, người lao động được phép nghỉ không hưởng lương 01 ngày và chỉ cần thông báo với người sử dụng lao động trong một số các trường hợp sau đây:

• Khi ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại, anh, chị, em ruột mất
• Khi cha hoặc mẹ kết hôn
• Khi anh chị em ruột kết hôn

Đối với những trường hợp trên, người sử dụng lao động sẽ có trách nhiệm tạo điều kiện cho người lao động của mình nghỉ không hưởng lương theo đúng quy định mà không được từ chối. Nếu vi phạm, người sử dụng lao động sẽ bị phạt tiền từ 02 – 05 triệu đồng theo khoản 1 Điều 18 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Bên cạnh đó, người lao động có thể xin phép nghỉ không lương trong một số các trường hợp như:

• Lý do cá nhân: bị đau ốm, đi du lịch, các việc riêng khác,…
• Tham gia các khóa học, các hội thảo, workshop… nhằm nâng cao năng lực cá nhân, phát triển các kỹ năng cho bản thân.
• Tham gia các nghĩa vụ liên quan đến quân sự, tập huấn dự bị quốc phòng
• Gặp các vấn đề về sức khỏe, đi chữa hoặc khám bệnh,…

Đối với các lý do này, người lao động có thể thỏa thuận với người sử dụng lao động về việc nghỉ không lương với số ngày nghỉ không bị giới hạn, với điều kiện người lao động đã có thỏa thuận và được người sử dụng lao động chấp thuận. Trong trường hợp này, người sử dụng lao động có quyền đồng ý hoặc không đồng ý với thỏa thuận với việc nghỉ không hưởng lương của người lao động mà không vi phạm pháp luật.

2. 7+ Mẫu đơn xin nghỉ không lương miễn phí tải về

Dưới đây là 7 mẫu đơn xin nghỉ không lương chi tiết chuẩn form mà bạn có thể tham khảo và ứng dụng trong quá trình làm việc:

2.1. Mẫu đơn xin nghỉ không lương thông thường

Đây là một trong những mẫu đơn phổ biến nhất và thường được người lao động sử dụng trong trường hợp xin nghỉ không lương với lý do chung chung tại bất kỳ lĩnh vực doanh nghiệp nào. Mẫu đơn này có cấu trúc đơn giản, bao gồm các thông tin cơ bản của người viết như tên, chức vụ, lý do xin nghỉ, thời gian nghỉ dự kiến.

Mẫu đơn xin nghỉ không lương số 1

Tải mẫu đơn xin nghỉ không lương số 1

Mẫu đơn xin nghỉ không lương số 2

Tải mẫu đơn xin nghỉ không lương số 2

2.2. Mẫu đơn xin nghỉ không lương đau ốm, chữa bệnh

Thường được sử dụng trong các trường hợp người lao động cần xin nghỉ với lý do đau ốm hoặc cần chữa bệnh dài ngày để điều trị, loại đơn này thường yêu cầu kèm theo giấy chứng nhận của bác sĩ hoặc bệnh viện xác nhận tình trạng sức khỏe để được phê duyệt.

Mẫu đơn xin nghỉ không lương số 3

Tải mẫu đơn xin nghỉ không lương số 3

2.3. Mẫu đơn xin nghỉ không lương vì lý do gia đình

Trong trường hợp cần xin nghỉ không lương với mục đích giải các vấn đề gia đình như: chăm sóc người thân hoặc tham gia các sự kiện gia đình quan trọng (hiếu hỉ, đám tang, du lịch gia đình,…), người lao động có thể làm mẫu đơn xin nghỉ không có lương vì lý do gia đình kèm theo lý do cụ thể và thời gian nghỉ dự kiến.

Mẫu đơn xin nghỉ không lương số 4

Tải mẫu đơn xin nghỉ không lương số 4

2.4. Mẫu đơn xin nghỉ không lương sau sinh

Đối tượng sử dụng loại đơn này thường là các lao động nữ sau khi sinh cần có thêm thời gian để ổn định lại về mặt sức khỏe hoặc để chăm sóc con nhỏ. Với đơn xin nghỉ không có lương sau sinh, người lao động cần cam kết rõ ràng về thời gian sẽ quay trở lại làm việc.

Mẫu đơn xin nghỉ số 5

Tải mẫu đơn xin nghỉ không lương số 5

2.5. Mẫu đơn xin nghỉ không lương dưỡng thai

Loại đơn này dành riêng cho các lao động nữ với mong muốn xin nghỉ không lương để dưỡng thai. Thông thường, với mẫu đơn này, người lao động sẽ cần gắn kèm theo giấy chứng nhận của cơ sở y tế, xác nhận tình trạng sức khỏe của thai phụ.

Mẫu đơn xin nghỉ số 6

Tải mẫu đơn xin nghỉ không lương số 6

2.6. Mẫu đơn xin nghỉ không lương cho giáo viên

Người lao động là giáo viên có thể sử dụng loại đơn này để có thể xin nghỉ dài hạn mà không ảnh hưởng đến lịch giảng dạy tại cơ sở làm việc.

Mẫu đơn xin nghỉ số 7

Tải mẫu đơn xin nghỉ không lương số 7

[Tải miễn phí] Trọn bộ 7+ Mẫu đơn xin nghỉ không lương: Tại đây

3. Hướng dẫn viết mẫu đơn xin nghỉ không lương chi tiết

Khi cần viết đơn nghỉ không lương, việc chuẩn bị nội dung và hình thức của lá đơn sao cho chính xác, đầy đủ và chuẩn form là vô dùng quan trọng. Ngoài ra, tùy theo đặc thù, lĩnh vực cũng như chính sách của mỗi một doanh nghiệp sẽ có những quy định riêng về cách viết đơn xin nghỉ khác nhau. Dưới đây là các bước, thông tin cơ bản và cần thiết để bạn có thể viết một đơn xin nghỉ không lương hoàn chỉnh.

Tiêu đề, Quốc hiệu và Tiêu ngữ:

• Quốc hiệu và Tiêu ngữ theo đúng quy định của Nhà nước Việt Nam cần được đặt ở đầu trang và căn giữa.
• Tiêu đề đơn: Viết chữ in hoa và căn giữa, trong trường hợp này sẽ là “ĐƠN XIN NGHỈ KHÔNG LƯƠNG”

Phần Kính gửi:

• Với phần Kính gửi, bạn cần ghi rõ đơn được gửi tới ai, có thể là Ban giám đốc, Quản lý trực tiếp hoặc Phòng hành chính nhân sự. Điều này phụ thuộc vào phụ thuộc vào quy định của công ty bạn và cần đảm bảo viết đúng người có thẩm quyền.

Thông tin người làm đơn:

• Ở mục này, bạn cần cung cấp đầy đủ thông tin bảo gồm: họ và tên, chức vụ, phòng ban và mã nhân viên (nếu có). Ngoài ra, bạn cũng cần bổ sung số điện thoại, email để quản lý và cấp trên có thể dễ dàng liên lạc.

Lý do xin nghỉ:

• Lý do xin nghỉ cần được trình bày cụ thể, chi tiết, và hợp lý để tăng khả năng được phê duyệt. Bạn cần nêu rõ hoàn cảnh và hoặc nhu cầu cá nhân dẫn đến việc bạn cần xin nghỉ không lương, chẳng hạn như: ốm đau, chăm sóc gia đình hoặc kế hoạch cá nhân,…

Thời gian nghỉ:

• Bạn sẽ cần ghi rõ Thời gian bắt đầu nghỉ và Thời gian quay lại làm việc để doanh nghiệp có thể chủ động sắp xếp công việc và đảm bảo mọi hoạt động không bị gián đoạn

Bàn giao công việc:

• Để thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm với công việc, bạn hãy ghi rõ thông tin người sẽ tiếp nhận công việc của bạn sau khi nghỉ: tên, chức vụ, phòng ban,…

Ngày tháng năm và chữ ký:

• Cuối cùng, đừng quên ghi rõ ghi rõ ngày tháng năm và chữ ký của bạn để đơn xin nghỉ của bạn được hoàn tất.

Tham khảo Thêm:

• Hướng dẫn cách viết mail xin nghỉ phép [+5 Mẫu Miễn Phí]
• Mẫu đơn xin nghỉ việc/xin thôi việc chuẩn form 2024
• Mẫu đơn xin nghỉ thai sản lao động nữ mới nhất năm 2024

4. So sánh giữa nghỉ phép năm và nghỉ không lương

Nghỉ phép năm là chế độ người lao động được hưởng theo luật (được trả lương trong những ngày nghỉ), còn nghỉ không lương là hình thức tạm thời không làm việc và không hưởng lương, thường do thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động. Dưới đây là các điểm khác biệt chính, kèm phân tích tác động thực tế.

4.1. Cơ sở pháp lý & quyền lợi cơ bản

• Nghỉ phép năm: Quy định tại Điều 113 Bộ Luật Lao động 2019 — người lao động làm đủ 12 tháng được nghỉ hằng năm hưởng nguyên lương: thông thường 12 ngày làm việc/năm cho người làm việc trong điều kiện bình thường; số ngày cao hơn (14 hoặc 16 ngày) áp dụng cho lao động chưa thành niên, lao động làm nghề nặng nhọc, độc hại, v.v. (và còn tăng thêm 1 ngày mỗi 5 năm làm việc cho cùng một người sử dụng lao động).

• Nghỉ không lương: Được quy định tại Điều 115 Bộ Luật Lao động 2019 — có một số trường hợp đặc thù được nghỉ không hưởng lương theo luật (ví dụ: 1 ngày khi có thân nhân mất, hôn nhân của cha/mẹ, v.v.), còn phần lớn thời gian nghỉ không lương khác là thỏa thuận giữa đôi bên. Người lao động cần thông báo và được người sử dụng lao động đồng ý.

4.2. Ảnh hưởng đến thu nhập & BHXH

• Nghỉ phép năm: Người lao động vẫn được hưởng nguyên lương cho số ngày này; thời gian nghỉ vẫn được tính hưởng các chế độ liên quan (tùy quy định cụ thể).

• Nghỉ không lương: Người lao động không được trả lương cho thời gian nghỉ. Nếu nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong một tháng, thì trong tháng đó không đóng BHXH và thời gian này không được tính để hưởng BHXH (trừ trường hợp quy định hưởng chế độ riêng như thai sản). Đây là điểm pháp lý quan trọng cần lưu ý khi nghỉ dài ngày.

4.3. Điều kiện, thủ tục & thời hạn

• Nghỉ phép năm: Thường phải đăng ký trước với quản lý, có thể nghỉ gộp (theo thỏa thuận) và công ty có thể yêu cầu sắp xếp thời gian phù hợp với hoạt động sản xuất — nhưng tổng ngày hưởng theo quy định luật.

• Nghỉ không lương: Phải thỏa thuận và được chấp thuận; công ty có quyền từ chối nếu ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động (trừ trường hợp luật quy định cụ thể). Thời hạn nghỉ không lương thường do hai bên thỏa thuận (1 tuần, 1 tháng, vài tháng…), nhưng nếu kéo dài có thể ảnh hưởng bảo hiểm và chế độ khác.

4.4. Ảnh hưởng đến thâm niên, tăng ngày phép, phúc lợi khác

• Nghỉ phép năm: Thời gian làm việc liên tục (được luật quy định) có thể được tính vào thâm niên để tăng số ngày phép theo quy định (ví dụ: tăng thêm 1 ngày sau mỗi 5 năm làm việc cho cùng một NSDLĐ)

• Nghỉ không lương: Nếu nghỉ dài hoặc thường xuyên, có thể ảnh hưởng tới thâm niên, hưởng BHXH, xét tăng lương, thưởng, và quyền lợi khác tùy chính sách nội bộ; do đó cần cân nhắc kỹ trước khi xin nghỉ không lương kéo dài. THƯ VIỆN PHÁP LUẬT+1

5. Một số lưu ý trong quá trình viết đơn xin nghỉ không lương

Khi viết bất kỳ loại đơn nào, bao gồm đơn xin nghỉ không lương, bạn cũng cần đảm bảo sự tỉ mỉ và cẩn trọng nhằm thể hiện sự chuyên nghiệp và tránh tình trạng đơn không được duyệt và cần làm hoặc sửa lại nhiều lần. Dưới đây mà một điểm bạn cần lưu ý trong quá trình viết đơn nghỉ không lương.

5.1. Tuân thủ bố cục và cấu trúc đơn

Khi soạn thảo đơn nghỉ không lương, bạn cần đảm bảo đơn của mình được viết đúng bố cục và cấu trúc. Việc này sẽ không chỉ giúp người duyệt đơn dễ dàng đọc hiểu và tạo được ấn tượng sự chuyên nghiệp của bạn.

5.2. Lý do xin nghỉ rõ ràng và xúc tích

Lý do xin nghỉ không lương cần được trình bày một cách ngắn gọn, xúc tích và dễ hiểu. Bạn nên nêu lý do của mình một cách dễ hiểu, đầy đủ nhưng tránh dài dòng, đủ để khiến người duyệt đơn, cấp trên hiểu được tình hình của bạn. Với lý do nghỉ liên quan đến tình huống cá nhân hoặc gia đình đặc biệt, bạn có thể giải thích thêm để tạo sự đồng cảm và dễ dàng được phê duyệt

5.3. Bàn giao công việc khi nghỉ dài ngày

Nếu có dự định trong một khoảng thời gian dài, bạn sẽ cần ghi rõ ràng và chi tiết các nội dung công việc cần bàn giao và chỉ định người sẽ tiếp nhận công việc của bạn trong thời gian nghỉ. Điều này sẽ tránh tình trạng gián đoạn trong công việc và đảm bảo tính liên tục trong hoạt động của công ty.

5.4. Đảm bảo tính chính xác của ngữ pháp và chính tả

Một trong những sai lầm phổ biến mà người viết đơn thường mắc phải là lỗi về chính tả và ngữ pháp. Những lỗi này sẽ khiến đơn của bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp, trang trong, tạo ấn tượng thiếu chuyên nghiệp đối với người duyệt đơn. Vì vậy, trước khi gửi đơn, hãy nhớ kiểm tra một cách kỹ lưỡng chính tả và ngữ pháp của nội dung.

5.5. Ngôn ngữ dễ hiểu và trang trọng

Khi viết đơn, hãy sử dụng ngôn ngữ lịch sự và trang trọng, hạn chế việc sử dụng những từ ngữ khó hiểu và dễ gây hiểu lầm. Ngoài ra, hãy đảm bảo các thông tin bạn đưa ra đều chính xác và trung thực, không nên cung cấp những thông tin sai lệch, gây tranh cãi.

6. Những câu hỏi thường gặp khi xin nghỉ không lương

6.1. Người lao động nghỉ ốm đau không lương có được hưởng Bảo hiểm xã hội không?

Theo khoản 4 Điều 42, Quyết định 595/QĐ- BHXH 2017 quy định về việc đóng bảo hiểm xã hội trong trường hợp người lao động nghỉ không lương như sau:

• Đối với người lao động có từ 2 hợp đồng lao động trở lên: Người lao động phải đóng bảo hiểm xã hội và bảo hiểm thất nghiệp theo hợp đồng đầu tiên, bảo hiểm y tế theo hợp đồng có mức tiền lương cao nhất, và bảo hiểm tai nạn lao động theo từng hợp đồng.
• Trong trường hợp người lao động nghỉ không lương từ 14 ngày trở lên trong một tháng: Người lao động không phải đóng bảo hiểm xã hội cho tháng đó, và thời gian này cũng không được tính vào thời gian hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội.

Nếu người lao động nghỉ không lương dưới 14 ngày trong tháng thì vẫn được đóng bảo hiểm xã hội bình thường như trước đó.

6.2. Người xin nghỉ ốm đau không lương có được tính phép năm không?

Thời gian nghỉ ốm đau nhưng không hưởng lương có thể được tính vào số ngày nghỉ phép năm, nhưng có giới hạn. Cụ thể, theo quy định tại Điều 65, Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người lao động có quyền được tính ngày phép trong các trường hợp sau:

• Thời gian người lao động nghỉ ốm nhưng không vượt quá 2 tháng trong một năm sẽ được tính vào thời gian nghỉ phép năm.
• Thời gian nghỉ do tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp nhưng không vượt quá 6 tháng cũng được tính vào nghỉ phép năm.

Luật Lao động 2019 (Điều 113) quy định về số ngày nghỉ phép hàng năm như sau:

• 12 ngày nghỉ phép với người lao động làm công việc bình thường.
• 14 ngày nghỉ phép với người lao động chưa thành niên, người khuyết tật, hoặc làm việc trong điều kiện nặng nhọc, nguy hiểm.
• 16 ngày nghỉ phép với người lao động làm công việc đặc biệt nặng nhọc, nguy hiểm.

Do đó, nếu thời gian nghỉ ốm không vượt quá giới hạn quy định thì người lao động vẫn được hưởng các ngày nghỉ phép hàng năm như bình thường.

6.3. Người lao động được phép nghỉ không lương tối đa bao nhiêu ngày?

Dựa theo Bộ luật Lao động 2019, người lao động được quyền nghỉ không lương với các lý do và trường hợp đặc biệt như:

• Khi người lao động kết hôn: Được nghỉ không lương 3 ngày.
• Khi con kết hôn: Được nghỉ không lương 1 ngày.
• Khi cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi, cha mẹ của vợ/chồng, vợ/chồng, con đẻ hoặc con nuôi qua đời: Được nghỉ không lương 3 ngày.

Đối với các trường hợp nghỉ ốm, Luật Bảo hiểm xã hội 2014 cũng có quy định rõ ràng về thời gian nghỉ ốm mà người lao động được hưởng trong một năm:

Với người lao động làm việc trong điều kiện bình thường:

• Đóng bảo hiểm xã hội dưới 15 năm: Hưởng 30 ngày ốm.
• Đóng bảo hiểm xã hội từ 15 đến dưới 30 năm: Hưởng 40 ngày ốm.
• Đóng bảo hiểm xã hội trên 30 năm: Hưởng 60 ngày ốm

Với người lao động làm việc trong điều kiện nặng nhọc, nguy hiểm, hoặc độc hại:

• Đóng bảo hiểm xã hội từ 15 đến dưới 30 năm: Hưởng 40 ngày ốm.
• Đóng bảo hiểm xã hội trên 30 năm: Hưởng 50 ngày ốm.

Những quy định này nhằm đảm bảo quyền lợi của người lao động trong các tình huống khẩn cấp hoặc đặc biệt.

7. Quản lý, tạo và phê duyệt đơn từ nhanh chóng ngay trên 1HRM

Việc trình các văn bản cứng hay email để xin phê duyệt đơn từ có thể khiến nhân sự và cả người có thẩm quyền duyệt đơn mất nhiều thời gian và các chi phí liên quan đến văn phòng phẩm, lưu trữ,… Doanh nghiệp hoàn toàn có thể áp dụng bộ công 1HRM – Giải pháp quản lý và số hóa đơn từ toàn diện với các ưu điểm vượt trội như:

• Số hóa toàn bộ các loại đơn từ hành chính, quy trình duyệt đơn
• Thay thế hoàn toàn cách thức viết đơn, nộp đơn, ký tươi xác nhận truyền thống
• Phân loại, sắp xếp đơn từ một cách khoa học, giúp dễ dàng tra cứu và tìm kiếm
• Tự động cập nhật dữ liệu của đơn từ đã phê duyệt vào bảng chấm công
• Báo cáo thống kê đơn từ đầy đủ, chính xác, khoa học

Nhận tư vấn và Demo phần mềm miễn phí

Để hoàn tất thủ tục xin nghỉ không lương một cách nhanh chóng, tuân thủ đúng quy trình và quy định pháp luật bạn có thể tham khảo thông tin và các mẫu đơn xin nghỉ không lương mà 1Office đã cung cấp phía trên. 1Office mong rằng thông qua bài viết trên, Bộ phận nhân sự cũng như người lao động đã có thêm những thông tin hữu ích và xây dựng được các quy định rõ ràng về việc xin nghỉ không lương tại doanh nghiệp của mình.

Xem thêm

• Mẫu tờ trình xin bổ sung nhân sự trong doanh nghiệp (tải miễn phí)
• Mẫu thư mời nhận việc chuẩn cho nhà tuyển dụng (có đính kèm bản tiếng Anh)

1. Tại sao cần nhận xét đánh giá nhân viên sau thử việc?

Quá trình thử việc có thể ví như thời gian “sống thử” giữa doanh nghiệp và ứng viên. Đây cũng là giai đoạn để hai bên tìm hiểu và quyết định tiến đến lâu dài. Quá trình thử việc còn giúp người lao động tìm hiểu môi trường, thể hiện bản thân mình và xác định khả năng gắn bó của họ với doanh nghiệp.

Về phía công ty, đây cũng là thời gian để các thành viên cũ làm quen với nhân viên mới. Nhà quản lý sẽ theo dõi, nhận xét đánh giá sau thử việc để quyết định ứng viên có thật sự phù hợp với công việc và doanh nghiệp hay không.

Khi thời gian thử việc kết thúc, công ty cần đánh giá kết quả quá trình thử việc của ứng viên để đưa ra quyết định ký kết hợp đồng lao động. Do đó, đánh giá nhân viên thử việc là một trong những quy trình quan trọng trong tuyển dụng. Nếu đánh giá ứng viên không đúng với năng lực thực tế sẽ gây lãng phí tiền bạc, nguồn lực, công sức của hai bên.

Xem thêm: MBTI là gì? Ứng dụng test trắc nhiệm tính cách để đánh giá nhân sự, ứng viên

2. Tiêu chí cần có trong mẫu đánh giá nhân viên thử việc

Tùy thuộc vào đặc thù mỗi doanh nghiệp và tình hình thực tế, bộ khung đánh giá nhân sự có thể khác nhau. Một trong những phương pháp lượng hóa năng lực nhân sự và đo lường phổ biến nhất hiện nay đó là mô hình ASK (viết tắt của Attitude – Skill – Knowledge). Mô hình này đánh giá nhân viên dựa trên ba tiêu chí: Kiến thức – Kỹ năng – Thái độ.

2.1 Ba tiêu chí đánh giá nhân viên thử việc quan trọng

• Knowledge (Kiến thức): Thuộc về năng lực tư duy. Knowledge là hiểu biết mà cá nhân có được sau khi trải qua quá trình giáo dục – đào tạo, đọc hiểu, phân tích và ứng dụng. Ví dụ: Kiến thức chuyên môn, trình độ ngoại ngữ,…

• Skill (Kỹ năng): Thuộc về kỹ năng thao tác. Skill là khả năng biến kiến thức có được thành hành động cụ thể, hành vi thực tế trong quá trình làm việc của cá nhân. Ví dụ: Kỹ năng quản trị các mối quan hệ, kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian,…

• Attitude (Phẩm chất/Thái độ): Thuộc về phạm vi cảm xúc, tình cảm. Attitude là cách cá nhân tiếp nhận, phản ứng lại với thực tế, đồng thời thể hiện thái độ, động cơ với công việc. Ví dụ: Tinh thần trách nhiệm, tính kỷ luật,…

Để đảm bảo tính khách quan, công bằng, người lãnh đạo nên thu thập đánh giá quá trình thử việc từ trưởng bộ phận, Giám đốc và bản thân người thử việc. Bạn cũng có thể xem xét những nhận xét từ các nhân viên cùng bộ phận/ vị trí,…

2.2 Một số tiêu chí đánh giá ứng viên phổ biến trong mẫu đánh giá quá trình thử việc

a. Đánh giá quá trình thử việc qua thái độ 

• Tinh thần trách nhiệm: Mức độ trung thực và tinh thần trách nhiệm đối với nhiệm vụ được giao.
• Tính tích cực: Mức độ nhiệt tình, tự nguyện thực hiện nhiệm vụ.
• Tinh thần hợp tác: Hợp tác và quan hệ tốt với đồng nghiệp.
• Tính kỷ luật: Chấp hành kỷ luật, thực hiện tốt nhiệm vụ và quy định của công ty.
• Giờ giấc làm việc: Tình trạng đi làm, nghỉ làm, đi muộn, về sớm, ra ngoài.

b. Đánh giá quá trình thử việc bằng năng lực

• Tư chất và khả năng làm việc: Tư chất, quá trình và kết quả thể hiện trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao.
• Khối lượng công việc: Khối lượng công việc hoàn thành trong thời gian quy định.
• Chất lượng công việc: Mức độ khả quan, tiêu cực thực hiện nhiệm vụ được giao
• Khả năng: Nhiệm vụ được giao có phù hợp với năng lực ứng viên.
• Tình hình thực hiện công việc: Mức độ chính xác, thành thạo trong quá trình thực hiện nhiệm vụ

c. Khả năng phát triển trong tương lai: Dự đoán khả năng phát triển sau này.

d. Tình hình sức khỏe: Tình trạng sức khỏe hiện tại và tiền sử bệnh lý.

Xem thêm: Phần mềm đánh giá nhân viên hiệu quả nhất hiện nay

3. Tải mẫu đánh giá nhân viên thử việc đầy đủ

Bạn có thể tải mẫu đánh giá nhân viên thử việc miễn phí (phiên bản Tiếng Việt và Tiếng Anh) trong LINK sau.

Chúc các nhà tuyển dụng tìm được những ứng viên phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng giải pháp phần mềm quản lý nhân sự 1Office để gia tăng hiệu quả và sự chuyên nghiệp trong quá trình tuyển dụng.

4. Quy trình đánh giá thử việc tiêu chuẩn trong doanh nghiệp

Sau quá trình thử việc, phía doanh nghiệp sẽ có một bản đánh giá nhân viên thử việc để làm căn cứ có tiếp tục hợp tác với nhân sự đó không. Sau khí phía công ty thông qua đánh giá năng lực nhân viên thì các bước tiếp theo của quá trình tuyển dụng có thể được tóm tắt như sau:

• Hết thời gian thử việc, người quản lý sẽ đánh giá nhân viên và đưa ra đề xuất có ký kết hợp đồng chính thức hay không.
• Người quản lý gửi kết quả đánh giá cho bộ phận nhân sự.
• Bộ phận nhân sự trình báo cáo đến lãnh đạo doanh nghiệp để duyệt đề xuất tuyển dụng.
• Sau khi được lãnh đạo phê duyệt, bộ phận nhân sự sẽ làm hợp đồng và chuyển lại cho quản lý bộ phận.
• Quản lý sẽ thông báo kết quả đánh giá nhân viên thử việc và trao đổi để ký hợp đồng chính thức giữa hai bên.

5. Quy định cần lưu ý về thời gian thử việc và mức lương thử việc

Nhà tuyển dụng và ứng viên nên lưu ý về thời gian thử việc, mức lương thử việc để tránh sai sót không đáng có.

5.1 Thời gian thử việc tối đa

Thời gian thử việc có thể khác nhau tùy thuộc vào tính chất và mức độ phức tạp của công việc. Tuy nhiên, chỉ được thử việc 01 lần đối với một công việc và bảo đảm các điều kiện sau đây:

• Không quá 60 ngày với công việc yêu cầu trình độ cao đẳng trở lên.
• Không quá 30 ngày với công việc yêu cầu trình độ trung cấp nghề, trung cấp chuyên nghiệp, công nhân kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ.
• Không quá 6 ngày làm việc đối với công việc khác.

5.2 Kết thúc thời gian thử việc

• Khi quá trình thử việc đạt yêu cầu, doanh nghiệp cần ký kết hợp đồng lao động chính thức với người lao động.
• Trong quá trình thử việc, mỗi bên có quyền hủy bỏ thỏa thuận thử việc mà không cần báo trước hay bồi thường nếu việc làm thử không đạt được yêu cầu mà hai bên đã thỏa thuận.

5.3 Thông báo đánh giá quá trình thử việc

• Trong vòng 3 ngày kể từ khi kết thúc quá trình thử việc, doanh nghiệp phải thông báo kết quả đánh giá nhân viên thử việc cho người lao động.

5.4 Mức lương thử việc

Tiền lương của người lao động trong thời gian thử việc do hai bên thỏa thuận. Đặc biệt, ứng viên cần nhớ mức lương không được ít hơn 85%. Một số mẫu quy trình tuyển dụng trong doanh nghiệp sẽ giúp bạn chọn ra ứng viên phù hợp với mức lương thỏa thuận.

6. Cách phản hồi kết quả cho nhân viên sau thử việc

Phản hồi kết quả sau giai đoạn thử việc là một bước quan trọng trong quản trị nhân sự. Đây không chỉ là buổi “đánh giá thành tích” mà còn là cơ hội để doanh nghiệp tạo động lực, xây dựng niềm tin và củng cố mối quan hệ gắn bó với nhân viên. Nếu phản hồi thiếu khéo léo, nhân viên dễ cảm thấy nặng nề, thậm chí dẫn đến rời bỏ. Nhưng nếu làm tốt, đây sẽ là bước khởi đầu thuận lợi cho một hành trình dài hạn.

Nguyên tắc phản hồi hiệu quả:

• Dựa trên dữ liệu và minh chứng cụ thể
  Tránh những nhận xét chung chung như “bạn làm tốt” hoặc “chưa đạt kỳ vọng”. Hãy đưa ra số liệu (KPI, deadline, sản lượng, chất lượng công việc) hoặc ví dụ thực tế để nhân viên hiểu rõ điểm mạnh và hạn chế.

• Kết hợp khen ngợi và góp ý
  Bắt đầu bằng những thành tích nhân viên đạt được, sau đó mới đề cập đến điểm cần cải thiện. Điều này giúp nhân viên không bị “choáng” bởi sự chỉ trích mà thấy mình vẫn có giá trị trong tập thể.

• Ngôn từ khích lệ, tránh phán xét
  Thay vì nói “bạn làm sai”, hãy dùng cách diễn đạt như “bạn có thể cải thiện thêm ở khía cạnh này”. Nhấn mạnh vào giải pháp hơn là lỗi lầm.

• Hướng đến tương lai
  Đặt trọng tâm vào “bước tiếp theo” thay vì chỉ dừng ở đánh giá hiện tại. Cho nhân viên thấy họ có con đường phát triển rõ ràng.

• Đối thoại hai chiều
  Cho nhân viên cơ hội chia sẻ quan điểm: “Trong quá trình thử việc, bạn gặp khó khăn gì? Có điều gì công ty có thể hỗ trợ tốt hơn không?” → điều này giúp cả hai bên hiểu nhau hơn.

Ví dụ phản hồi tích cực nhưng thực tế:

“Trong 2 tháng vừa qua, bạn đã hoàn thành tốt 90% KPI, đặc biệt là khả năng phối hợp nhóm và sáng tạo giải pháp. Điểm bạn cần cải thiện là tốc độ xử lý task – đôi khi bạn bị chậm deadline 1-2 ngày. Trong giai đoạn tiếp theo, công ty sẽ hỗ trợ bạn tham gia khóa học quản lý thời gian để khắc phục điểm này. Chúng tôi tin bạn có thể phát huy tốt hơn trong vị trí chính thức.”

7. Liên hệ giữa đánh giá thử việc và chiến lược giữ chân nhân tài

Nhiều doanh nghiệp xem việc đánh giá thử việc chỉ để quyết định “ký hay không ký hợp đồng”. Tuy nhiên, trên thực tế, đây còn là một phần quan trọng trong chiến lược quản trị nhân tài và giữ chân nhân sự lâu dài.

• Quyết định ký hợp đồng chính thức
  Đây là bước củng cố niềm tin. Một phản hồi rõ ràng, minh bạch giúp nhân viên cảm thấy được công nhận và yên tâm cống hiến lâu dài.

• Đào tạo và phát triển bổ sung
  Với những nhân viên tiềm năng nhưng chưa hoàn thiện kỹ năng, doanh nghiệp có thể xây dựng lộ trình đào tạo cá nhân hóa. Việc này vừa khắc phục hạn chế, vừa khiến nhân viên thấy mình được đầu tư.

• Định hướng nghề nghiệp rõ ràng
  Dựa trên kết quả đánh giá, nhà quản lý có thể xác định vị trí phù hợp nhất cho nhân viên (giữ nguyên, luân chuyển, hay định hướng thăng tiến). Điều này giúp nhân viên thấy được cơ hội phát triển dài hạn thay vì chỉ “giữ chỗ” trong công ty.

• Tạo cam kết gắn bó
  Nhân viên cảm thấy được lắng nghe, có cơ hội cải thiện và phát triển sẽ dễ trung thành hơn. Ngược lại, nếu phản hồi hời hợt, không có lộ trình rõ ràng, họ sẽ nghĩ công ty không coi trọng mình và dễ rời đi.

• Đóng vai trò trong chiến lược nhân sự tổng thể
  Doanh nghiệp giữ chân nhân tài không chỉ bằng lương thưởng, mà còn bằng việc cho họ thấy “tương lai” tại công ty. Đánh giá thử việc chính là bước đầu tiên khẳng định điều đó.

Ví dụ áp dụng thực tế:

• Một nhân viên marketing trong thời gian thử việc đạt 70% KPI. Thay vì loại bỏ, công ty nhận thấy tiềm năng sáng tạo và quyết định ký hợp đồng chính thức kèm theo lộ trình đào tạo kỹ năng phân tích số liệu. Điều này vừa giúp nhân viên gắn bó, vừa mang lại giá trị dài hạn cho doanh nghiệp.

1Office – Đơn vị đi đầu trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp phần mềm HRM hiện đại, phù hợp với các doanh nghiệp tại Việt Nam. Với kinh nghiệm triển khai phần mềm cho nhiều tổ chức hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau, chúng tôi chắc chắn sẽ mang đến cho bạn giải pháp tối ưu nhất.

Liên hệ với 1Office để được tư vấn tận tình:

• Hotline: 083 483 8888
• Website: https://1office.vn/
• Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn

1. Thế nào là một quy trình tuyển dụng hiệu quả?

Để xây dựng được quy trình tuyển dụng tối ưu, trưởng phòng nhân sự (HRM) cần có tầm nhìn tốt và hiểu được tầm quan trọng của quá trình này với sự sống còn của doanh nghiệp. Họ cần nắm rõ các bước và hoạt động trong quy trình tuyển dụng, đồng thời cần có khả năng đánh giá và lựa chọn các ứng viên phù hợp nhất với vị trí cần tuyển.

Tóm lại, một quy trình tuyển dụng được coi là hiệu quả trong doanh nghiệp cần đáp ứng 3 tiêu chí sau:

• Tính hiệu quả: Quy trình tuyển dụng cần giúp doanh nghiệp tìm được những ứng viên phù hợp nhất với vị trí cần tuyển, đáp ứng được yêu cầu công việc và văn hóa của doanh nghiệp.
• Tính khách quan: Quy trình tuyển dụng cần được thực hiện một cách khách quan, công bằng, không thiên vị bất kỳ ứng viên nào.
• Tính tối ưu: Quy trình tuyển dụng cần được tối ưu hóa để tiết kiệm thời gian và chi phí.

Quy trình tuyển dụng nhân sự thông minh sẽ giúp nhà quản trị kiểm soát chặt chẽ quá trình tuyển dụng, đảm bảo các bước được thực hiện đúng quy trình, tránh các sai sót, sơ suất. Đồng thời giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác năng lực của ứng viên, góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động kinh doanh. 

>> Tham khảo: Sơ đồ quy trình quản lý nhân sự theo 7 bước quy chuẩn ISO

2. Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự

Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự là một mô hình tổng quát thể hiện các bước và hoạt động chính trong quy trình tuyển dụng. Một quy trình tuyển dụng đầy đủ sẽ bao gồm các bước sau:

• Bước 1: Phân tích vị trí công việc
• Bước 2: Đưa ra chiến lược tuyển dụng
• Bước 3: Tìm kiếm nguồn ứng viên
• Bước 4: Sàng lọc đánh giá ứng viên
• Bước 5: Tiến hành phỏng vấn
• Bước 6: Đánh giá khả năng ứng viên
• Bước 7: Thỏa thuận với ứng viên
• Bước 8: Ra quyết định tuyển dụng
• Bước 9: Thực hiện Onboarding

>> Xem thêm: Top 11 Phần Mềm Tuyển Dụng Phổ Biến Nhất Năm 2023

3. Quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO

Quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO 9001 là một quy trình tuyển dụng hiệu quả, khoa học và được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Quy trình này bao gồm 6 bước chính, cụ thể như sau:

Bước 1: Sắp xếp tuyển dụng

Đây là bước đầu tiên trong quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO. Bước này bao gồm các công việc sau:

• Xác định nhu cầu tuyển dụng: Doanh nghiệp cần xác định rõ vị trí cần tuyển, số lượng nhân sự cần tuyển, thời gian tuyển dụng, tiêu chí tuyển dụng.
• Lập kế hoạch tuyển dụng: Nhà quản trị cần lập kế hoạch tuyển dụng chi tiết, bao gồm các nội dung như: thời gian tuyển dụng, ngân sách tuyển dụng, các kênh tìm kiếm ứng viên, các phương pháp tuyển dụng,…
• Phân công nhiệm vụ tuyển dụng: Doanh nghiệp cần phân công nhiệm vụ tuyển dụng cho các nhân viên phù hợp.

Bước 2: Thông báo tuyển dụng

Doanh nghiệp cần thông báo tuyển dụng để thu hút ứng viên. Một thông báo tuyển dụng chuyên nghiệp và hiệu quả cần rõ ràng, đầy đủ thông tin về vị trí cần tuyển, yêu cầu công việc, quyền lợi của ứng viên,…

Một số phương tiện truyền thông dễ dàng tiếp cận và thu hút ứng viên tiềm năng mà doanh nghiệp có thể tham khảo như: các trang mạng xã hội Facebook, LinkedIn, các trang web tuyển dụng như: Top CV, CareerBuilder, Vietnamworks hoặc website chính thức của doanh nghiệp,…

Bước 3: Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ

Doanh nghiệp tiếp nhận hồ sơ của ứng viên từ các kênh tuyển dụng đồng thời tiến hành phân loại, sắp xếp và sàng lọc CV dựa trên các tiêu chí tuyển dụng đã đề ra.

Tiêu chí tuyển dụng là những yêu cầu mà doanh nghiệp đặt ra đối với ứng viên để đánh giá xem ứng viên đó có phù hợp với vị trí cần tuyển hay không. Các tiêu chí tuyển dụng thường được chia thành 3 nhóm chính:

• Kiến thức và kỹ năng: Đây là những yêu cầu về kiến thức chuyên môn và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc.
• Kinh nghiệm: Đây là những yêu cầu về kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực liên quan.
• Tính cách và thái độ: Đây là những yêu cầu về tính cách và thái độ phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.

Bước 4: Tiến hành phỏng vấn

Phỏng vấn là bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng nhân sự để hai bên có cơ hội trao đổi trực tiếp và giải đáp những thắc mắc về công việc. Vì thế doanh nghiệp cần phỏng vấn ứng viên để đánh giá kỹ năng, kinh nghiệm, tính cách và thái độ của họ.

Một số hình thức phỏng vấn mà nhà tuyển dụng có thể tham khảo như phỏng vấn qua điện thoại, phỏng vấn trực tiếp, phỏng vấn qua video, phỏng vấn nhóm,… Tùy thuộc vào vị trí công việc và mục đích của doanh nghiệp mà lựa chọn hình thức phù hợp. 

Ngoài ra, để quá trình phỏng vấn hiệu quả và chính xác nhất, nhà tuyển dụng nên sử dụng phiếu đánh giá phỏng vấn để có thể nhìn lại quá trình phỏng vấn và chọn lựa được ứng viên phù hợp nhất.

Bước 5: Thử việc

Thử việc là thời gian để ứng viên và doanh nghiệp tìm hiểu nhau. Thông thường, thời gian thử việc ở các doanh nghiệp Việt sẽ diễn ra từ 1 đến 2 tháng. Doanh nghiệp cần đánh giá ứng viên trong thời gian thử việc để đảm bảo ứng viên phù hợp với vị trí cần tuyển.

Bước 6: Ra quyết định tuyển dụng

Dựa trên kết quả, thái độ và sự nỗ lực của ứng viên trong quá trình thử việc, doanh nghiệp sẽ ra quyết định tuyển dụng trúng tuyển hoặc ngừng hợp tác. Nếu nhân viên đậu thử việc, nhà tuyển dụng cần gửi thông báo qua Email và tiến hành ký kết hợp đồng lao động chính thức, trong đó nêu rõ quyền hạn và nghĩa vụ của mỗi bên.

Ngược lại, nếu ứng viên đó không qua quá trình thử việc, doanh nghiệp nên gửi email cảm ơn và thông báo lý do không phù hợp. 

4. Phân biệt quy trình tuyển dụng nội bộ & bên ngoài

Quy trình tuyển dụng nội bộ và tuyển dụng bên ngoài là hai phương pháp tuyển dụng nhân sự phổ biến hiện nay. Mỗi phương pháp sẽ có những ưu điểm và nhược điểm riêng, phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của từng doanh nghiệp.

4.1. Quy trình tuyển dụng nội bộ

Quy trình tuyển dụng nội bộ là quá trình tuyển dụng nhân sự từ nguồn nhân lực hiện có trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ ưu tiên tuyển dụng nhân viên từ nội bộ trước khi tuyển dụng nhân viên từ bên ngoài.

Ưu điểm của quy trình tuyển dụng nội bộ:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí để tìm kiếm và thu hút ứng viên từ bên ngoài.
• Nâng cao tinh thần và sự gắn bó của nhân viên với công việc.
• Tăng khả năng hòa nhập của nhân viên mới với văn hóa doanh nghiệp.

Nhược điểm của quy trình tuyển dụng nội bộ:

• Có thể dẫn đến sự thiếu đa dạng trong đội ngũ nhân viên.
• Có thể dẫn đến tình trạng sếp tuyển nhân viên thân quen, không dựa trên năng lực.

4.2. Quy trình tuyển dụng bên ngoài

Đây là quá trình tuyển dụng nhân sự từ nguồn nhân lực bên ngoài doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ tìm kiếm và thu hút ứng viên từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm: website tuyển dụng, các trang mạng xã hội, trung tâm giới thiệu việc làm,…

Ưu điểm của quy trình tuyển dụng bên ngoài:

• Tạo ra sự đa dạng trong đội ngũ nhân viên.
• Có thể tuyển dụng được những ứng viên có năng lực cao và phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp.

Nhược điểm của quy trình tuyển dụng bên ngoài:

• Tốn thời gian và chi phí để tìm kiếm và thu hút ứng viên từ bên ngoài.
• Khó khăn trong việc đánh giá năng lực của ứng viên.

Trưởng phòng nhân sự cần lựa chọn quy trình tuyển dụng phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của mình. Nếu doanh nghiệp cần tuyển dụng nhân sự cấp cao hoặc nhân viên có chuyên môn cao thì nên ưu tiên nguồn tuyển dụng từ bên ngoài. Ngược lại, nếu doanh nghiệp muốn nâng cao tinh thần và sự gắn bó của nhân viên, doanh nghiệp nên ưu tiên nguồn tuyển dụng từ nội bộ.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể kết hợp cả hai phương pháp tuyển dụng nội bộ và bên ngoài để tối ưu hóa hiệu quả tuyển dụng.

5. Thách thức khi triển khai quy trình tuyển dụng chuẩn ISO

Triển khai quy trình tuyển dụng nhân sự theo chuẩn ISO mang lại lợi ích lớn: quy trình minh bạch, giảm rủi ro sai sót, nâng cao uy tín với ứng viên và đối tác. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp phải không ít khó khăn. Những thách thức phổ biến bao gồm:

5.1. Chi phí và nguồn lực

ISO yêu cầu xây dựng tài liệu quy trình chi tiết, đào tạo nhân sự chuyên trách, và duy trì hệ thống giám sát, đánh giá. Điều này đòi hỏi chi phí đáng kể.

Nhiều SME không có đủ ngân sách hoặc đội ngũ nhân sự đủ chuyên môn để vận hành đầy đủ quy trình ISO. Điều này dễ dẫn đến tình trạng “làm nửa vời”, thiếu đồng bộ.

5.2. Thời gian kéo dài

Từ khâu phê duyệt nhu cầu tuyển dụng, đăng tin, lọc CV, phỏng vấn, kiểm tra năng lực đến ký hợp đồng, mỗi bước đều phải có tài liệu, chữ ký xác nhận, khiến thời gian tuyển dụng dài hơn bình thường.

Trong thị trường lao động cạnh tranh, quy trình chậm trễ dễ khiến ứng viên giỏi nhận lời mời từ đối thủ nhanh nhẹn hơn.

5.3. Thiếu cam kết từ lãnh đạo

Nếu ban lãnh đạo không thực sự coi ISO là công cụ quản trị chiến lược mà chỉ làm để “đối phó” hoặc lấy chứng nhận, quy trình sẽ nhanh chóng bị rút gọn hoặc bỏ qua.

Khi lãnh đạo không cam kết, nhân sự cấp dưới cũng khó duy trì sự nghiêm túc trong việc tuân thủ.

5.4. Khó tùy chỉnh theo thực tế doanh nghiệp

ISO đưa ra chuẩn mực khung, nhưng mỗi ngành nghề, doanh nghiệp có đặc thù riêng. Nếu áp dụng máy móc mà không tinh chỉnh, quy trình có thể trở nên nặng nề, thiếu tính thực tiễn.

Khoảng cách giữa “quy trình trên giấy” và “quy trình thực tế”: Một số doanh nghiệp soạn quy trình ISO để kiểm toán, nhưng lại không vận dụng trong thực tế, khiến hiệu quả bằng 0.

5.5. Quản lý thay đổi

Con người thường có xu hướng quen với cách làm cũ. Khi bị yêu cầu tuân theo quy trình mới phức tạp hơn, nhiều nhân viên sẽ phản ứng tiêu cực.

Trong giai đoạn đầu triển khai ISO, nhân sự mất thời gian làm quen với giấy tờ, biểu mẫu và bước kiểm tra, khiến tiến độ tuyển dụng bị chậm.

6. Tham khảo: Mẫu quy trình tuyển dụng nhân sự tại công ty

Quy chế tuyển dụng nhân sự là văn bản quy định về nguyên tắc, quy trình, hồ sơ, thủ tục và trách nhiệm của các bên liên quan trong hoạt động tuyển dụng nhân sự tại doanh nghiệp. Việc ban hành quy chế tuyển dụng sẽ giúp doanh nghiệp tổ chức các hoạt động tuyển dụng một cách khoa học, hiệu quả. Đồng thời đảm bảo tính công khai, minh bạch, công bằng và tuân thủ các quy định pháp luật cũng như đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.

Tải miễn phí: [1Office] Trọn bộ 20+ biểu mẫu quy trình tuyển dụng nhân sự

Dưới đây là mẫu ban hành quy chế tuyển dụng nhân sự của công ty:

>> Tải miễn phí: [1OFFICE] Mẫu quy chế tuyển dụng nhân sự tại công ty.docx

7. Quy trình onboarding hiệu quả sau khi tuyển nhân sự

Tuyển đúng người mới chỉ là bước khởi đầu. Để nhân sự nhanh chóng hòa nhập, gắn kết và phát huy tối đa năng lực, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình onboarding rõ ràng và khoa học. Một quy trình bài bản không chỉ giúp nhân viên mới giảm bỡ ngỡ mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, gia tăng tỷ lệ gắn bó lâu dài.

Quy trình thường bao gồm các giai đoạn sau:

7.1. Chuẩn bị trước ngày đi làm

Trước khi nhân sự chính thức bắt đầu, doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ để tạo ấn tượng tốt ban đầu:

• • Gửi thư chào mừng, chia sẻ thông tin cơ bản về văn hóa, nội quy, lịch làm việc.

  • Chuẩn bị sẵn bàn làm việc, máy tính, tài khoản email, phần mềm hoặc công cụ cần thiết.

  • Thông báo cho bộ phận liên quan về nhân sự mới để chủ động phối hợp.

7.2. Ngày đầu tiên

Ngày đầu là cột mốc quan trọng giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón:

• • Giới thiệu nhân viên với đồng nghiệp, phòng ban và quản lý trực tiếp.

  • Tổ chức buổi định hướng ngắn gọn về công ty, sản phẩm, dịch vụ, giá trị cốt lõi.

  • Giải đáp các thắc mắc cơ bản để nhân viên mới bớt lo lắng.

7.3. Tuần đầu tiên

Đây là giai đoạn nhân sự dần làm quen với công việc và môi trường:

• • Phân công mentor hoặc buddy hỗ trợ kèm cặp.

  • Cung cấp tài liệu hướng dẫn chi tiết và chương trình đào tạo cơ bản.

  • Đặt mục tiêu ngắn hạn để nhân sự có định hướng rõ ràng và dễ đạt được thành công ban đầu.

7.4. 30 – 60 – 90 ngày đầu

Trong ba tháng thử việc, việc theo dõi và hỗ trợ liên tục là rất quan trọng:

• • Tổ chức các buổi check-in định kỳ với quản lý để đánh giá tiến độ.

  • Ghi nhận và khen thưởng những thành tích nhỏ để khích lệ tinh thần.

  • Thu thập phản hồi từ nhân sự mới nhằm điều chỉnh, cải thiện quy trình onboarding.

7.5. Đánh giá và phát triển

Sau giai đoạn thử việc, doanh nghiệp cần đánh giá và định hướng phát triển rõ ràng:

• • Tiến hành đánh giá minh bạch dựa trên KPI hoặc tiêu chí đã thỏa thuận.

  • Nếu đạt yêu cầu, đưa ra lộ trình nghề nghiệp, kế hoạch đào tạo và cơ hội thăng tiến.

  • Tạo động lực để nhân sự gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.

8. Ví dụ quy trình tuyển dụng nhân sự tại các tập đoàn lớn

Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự của Vinamilk

Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự của Vinamilk bao gồm các bước sau:

1. Sàng lọc hồ sơ ứng viên: Dựa trên các tiêu chí như trình độ học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng,…
2. Kiểm tra tố chất lãnh đạo: Các bài kiểm tra này thường tập trung vào các yếu tố như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng ra quyết định, kỹ năng quản lý,…
3. Kiểm tra tư duy logic: Vinamilk thường tập trung vào các yếu tố như khả năng giải quyết vấn đề, khả năng phân tích, khả năng suy luận,…
4. Lập kế hoạch phỏng vấn: Dựa trên kết quả của các bước sàng lọc trước đó, kế hoạch phỏng vấn sẽ bao gồm các câu hỏi phỏng vấn, người phỏng vấn và thời gian phỏng vấn.
5. Phỏng vấn đánh giá trực tiếp: Nhằm đánh giá các kỹ năng và kinh nghiệm của ứng viên. Các buổi phỏng vấn này thường được thực hiện bởi các nhà tuyển dụng hoặc quản lý cấp cao.
6. Thử việc và đánh giá thử việc: Vinamilk sẽ cho ứng viên thử việc trong một khoảng thời gian nhất định để đánh giá khả năng thực tế của ứng viên. Trong thời gian thử việc, ứng viên sẽ được đánh giá bởi các quản lý trực tiếp.
7. Tuyển dụng chính thức: Sau khi hoàn thành quá trình thử việc, Vinamilk sẽ quyết định tuyển dụng chính thức những ứng viên đáp ứng yêu cầu.

Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự của Viettel

Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự của Viettel bao gồm các bước sau:

1. Lập kế hoạch tuyển dụng: Bao gồm các thông tin như vị trí cần tuyển, số lượng nhân sự cần tuyển, thời gian tuyển dụng, ngân sách tuyển dụng, các kênh tuyển dụng, các phương pháp tuyển dụng.
2. Tìm kiếm và sàng lọc hồ sơ ứng viên: Thông qua các kênh tuyển dụng như website tuyển dụng, mạng xã hội, trung tâm giới thiệu việc làm,… Dựa trên các tiêu chí tuyển dụng đã được xác định về chuyên môn, kinh nghiệm, kỹ năng, thành tựu trước đó,…
3. Kiểm tra năng lực: Viettel sẽ yêu cầu ứng viên tham gia các bài kiểm tra năng lực để đánh giá khả năng của ứng viên.
4. Phỏng vấn ứng viên: thông qua các hình thức phỏng vấn như phỏng vấn trực tiếp, phỏng vấn qua điện thoại, phỏng vấn qua video.
5. Thỏa thuận và thử việc: Thời gian thử việc khoảng 2 tháng để đánh giá khả năng thực tế của ứng viên.
6. Ra quyết định tuyển dụng: Dựa trên kết quả của quá trình thử việc và các bước tuyển dụng trước đó.

Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự của Vingroup

Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự của Vingroup bao gồm các bước sau:

1. Xác định nhu cầu tuyển dụng: Vingroup sẽ xác định nhu cầu tuyển dụng dựa trên kế hoạch kinh doanh và tình hình nhân sự hiện tại.
2. Tìm kiếm  và sàng lọc ứng viên: Vingroup sẽ tìm kiếm ứng viên thông qua các kênh tuyển dụng như website tuyển dụng, mạng xã hội, trung tâm giới thiệu việc làm,…
3. Phỏng vấn tuyển chọn: Vingroup sẽ phỏng vấn ứng viên thông qua các hình thức phỏng vấn như phỏng vấn trực tiếp, phỏng vấn nhóm, phỏng vấn qua video.
4. Đánh giá và quyết định:  Dựa trên các tiêu chí tuyển dụng đã được xác định về chuyên môn, kinh nghiệm, kỹ năng, thành tựu trước đó,…
5. Thử việc: Vingroup sẽ cho ứng viên thử việc để đánh giá khả năng thực tế của ứng viên.
6. Ra quyết định tuyển dụng: Vingroup sẽ ra quyết định tuyển dụng dựa trên kết quả của các bước tuyển dụng và sự đánh giá của cấp quản lý trong quá trình thử việc trước đó.

9. Lời kết

Trên đây là toàn bộ kiến thức về sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự cùng file mẫu tham khảo mà 1Office muốn chia sẻ tới doanh nghiệp. Hy vọng qua bài viết, nhà quản trị đã có cái nhìn sâu hơn về một quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp chuẩn ISO và phân biệt được quy trình tuyển dụng bên ngoài – nội bộ.

Như vậy việc tạo lập quá trình tuyển dụng hiệu quả là điều vô cùng cần thiết để giúp doanh nghiệp có một bộ máy nhân sự làm việc tối ưu. Là nhà quản trị, bạn cần tìm hiểu các quy trình tuyển dụng khác nhau và áp dụng thông minh cho doanh nghiệp mình. 

Ngoài ra, nếu Quý doanh nghiệp đang tìm hiểu phần mềm quản lý tuyển dụng 1Office HRM – Chuẩn hóa quy trình tuyển dụng từ khâu định biên đến khâu đánh giá và gửi Offers đến ứng viên. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo:

• Hotline: 083 483 8888
• Facebook: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/@1office-chuyendoisodn

1. Biên bản bàn giao công việc là gì? Những nội dung cần có trong biên bản bàn giao công việc

Biên bản bàn giao là một văn bản hành chính quan trọng được lập ra để xác nhận việc chuyển giao quyền, trách nhiệm hoặc tài sản giữa các bên. Nó thường được sử dụng trong doanh nghiệp khi nhân viên bàn giao công việc, chuyển giao dự án, bàn giao tài sản, thiết bị, hay hồ sơ. Biên bản này giúp minh bạch trách nhiệm, tránh tranh chấp, đồng thời làm cơ sở pháp lý để theo dõi và quản lý công việc, tài sản một cách chính xác. Nội dung biên bản bàn giao thường bao gồm danh sách các hạng mục bàn giao, người bàn giao, người nhận, thời gian, cùng các lưu ý quan trọng.

Các nội dung bàn giao công việc cơ bản bao gồm những ý chính sau:

• Thông tin cá nhân: Bao gồm tên, chức vụ, phòng ban, địa chỉ liên lạc của người bàn giao.
• Thông tin công việc cần chuyển giao: Bao gồm mô tả chi tiết các nhiệm vụ, trách nhiệm, tiến độ công việc đang thực hiện, trạng thái của các dự án đang tham gia, cũng như những công việc đang chờ hoàn thành.
• Danh sách tài liệu, dữ liệu, tài sản cần chuyển giao: Bao gồm các tài liệu quan trọng, bản vẽ, mẫu, tài khoản, mật khẩu, hợp đồng,… cần được bàn giao cho người tiếp nhận công việc.
• Các quy trình và chính sách liên quan đến công việc: Bao gồm các quy định, hướng dẫn, quy trình làm việc của công ty, quy định về bảo mật, chính sách giải quyết tranh chấp,…
• Thời gian và địa điểm bàn giao công việc: Bao gồm thời gian và địa điểm bàn giao công việc, cũng như thời hạn cần hoàn thành công việc.
• Chữ ký và xác nhận của người bàn giao và người nhận công việc: Bao gồm chữ ký và tên của người bàn giao và người nhận công việc, thể hiện sự đồng ý và cam kết với các nội dung đã ghi trong biên bản.

>> Xem thêm: Cách viết mail xin nghỉ phép chuyên nghiệp nhất

2. Tải Mẫu biên bản bàn giao công việc file word chi tiết theo từng hạng mục

Mẫu 1: Mẫu biên bản bàn giao công việc kế toán

Biểu mẫu bàn giao công việc vị trí kế toán là một tài liệu quan trọng giúp đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong quá trình chuyển giao công việc kế toán. Vì tính chất đặc thù nên giấy bàn giao công việc của kế toán phải được thực hiện kỹ lưỡng, chi tiết để tránh làm ảnh hưởng, gián đoạn đến nghiệp vụ kế toán của Công ty.

TẢI FILE WORD MẪU BÀN GIAO CÔNG VIỆC KẾ TOÁN

Mẫu 2: Mẫu biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc chung có thể dùng cho các vị trí khác nhau

Biên bản bàn giao khi nhân sự nghỉ việc là tài liệu quan trọng ghi lại các thông tin về công việc mà người lao động đang thực hiện tại thời điểm nghỉ việc. File word biên bản bàn giao được thực hiện để đảm bảo sự liên thông và tiếp nhận công việc đối với người tiếp nhận, giúp họ có thể hiểu rõ về nhiệm vụ cần hoàn thành, các tiến độ và trạng thái của dự án, công việc còn lại và những điều cần lưu ý khác.

TẢI MẪU BIÊN BẢN BÀN GIAO NGHỈ VIỆC

Mẫu 3: File bàn giao công việc và hồ sơ tài liệu

Trong quá trình làm việc của nhân sự, hồ sơ và các tài liệu được người đó soạn thảo cũng tính là tài sản của công ty, vì vậy trước khi nghỉ việc phải được bàn giao lại. Các hồ sơ tài liệu bàn giao sẽ được nhân sự mới tiếp nhận để sử dụng cho công việc. Nhờ đó, người nhận công việc sẽ hiểu rõ hơn về công việc và các nhiệm vụ mà mình tiếp nhận.

TẢI FILE BÀN GIAO CÔNG VIỆC + HỒ SƠ TÀI LIỆU

Mẫu 4: Mẫu bàn giao tài sản và dụng cụ lao động cho công ty

Trong một số lĩnh vực đặc thù như sản xuất, kinh doanh,… nhân sự sẽ được cấp tài sản và công cụ phục vụ cho quá trình làm việc và được yêu cầu bảo quản cẩn thận và bàn giao nguyên trạng tài sản trong trường hợp thôi việc. Trong biên bản cần đề cập rõ số lượng tài sản, công cụ được bàn giao và tình trạng của từng loại.

TẢI FILE BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI SẢN, DỤNG CỤ LAO ĐỘNG

Mẫu 5: Mẫu giấy bàn giao công việc theo chế độ nghỉ thai sản

Biểu mẫu bàn giao công việc nghỉ thai sản ghi lại các thông tin về công việc mà người lao động đang thực hiện trước khi nghỉ thai sản, nhằm đảm bảo quá trình tiếp nhận và chuyển giao công việc được diễn ra thuận lợi. File bàn giao công việc nghỉ thai sản thường được thực hiện giữa  nhân viên đang đảm nhiệm vị trí hiện tại với nhân viên tiếp nhận công việc tương đương.

TẢI GIẤY BÀN GIAO CÔNG VIỆC NGHỈ THAI SẢN

Mẫu 6: Biểu mẫu bàn giao công việc chuyển công tác

Biên bản bàn giao chuyển công tác ghi lại quá trình bàn giao các nhiệm vụ, trách nhiệm, tài sản, thông tin và kiến thức liên quan đến công việc giữa người chuyển công tác và người nhận công tác. Biên bản này được thực hiện khi một nhân viên được chuyển đến làm việc tại một phòng ban, đơn vị khác.

TẢI MẪU BÀN GIAO CÔNG VIỆC CHUYỂN CÔNG TÁC

3. Tầm quan trọng của biên bản bàn giao công việc

Biên bản bàn giao công việc là một tài liệu ghi lại quá trình chuyển giao các nhiệm vụ, trách nhiệm và thông tin liên quan từ một người hoặc một nhóm người cho một người hoặc một nhóm người khác. Thông thường, biên bản này được sử dụng khi có sự thay đổi vị trí, thay đổi phòng ban hoặc khi một người nghỉ việc và cần chuyển giao công việc cho người phụ trách mới.

Biên bản bàn giao công việc đóng vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác, minh bạch và hạn chế xảy ra tranh chấp trong quá trình chuyển giao công việc giữa các nhân viên hoặc giữa các phòng ban trong một tổ chức. Cụ thể:

• Giấy bàn giao cung cấp thông tin chi tiết về các công việc, nhiệm vụ, tài sản, dữ liệu và quy trình liên quan đến công việc, giúp người tiếp nhận hiểu rõ các trách nhiệm và yêu cầu công việc của mình.
• Biên bản cũng giúp nhà quản lý kiểm soát chặt chẽ quá trình chuyển giao công việc của nhân sự. Với biên bản này, quản lý có thể kiểm tra và đánh giá các hoạt động của người chuyển giao công việc, đảm bảo quá trình chuyển giao được thực hiện đúng quy trình bàn giao công việc và không gây thiệt hại cho công ty.
• Biên bản bàn giao cũng là một tài liệu quan trọng trong trường hợp xảy ra tranh chấp giữa các nhân viên hoặc giữa các phòng ban trong một tổ chức. Biên bản này cung cấp bằng chứng cho các bên liên quan về quá trình chuyển giao công việc và có thể được sử dụng như một bằng chứng trong trường hợp cần thiết.

4. Biên bản bàn giao công việc được sử dụng trong những trường hợp nào?

Tùy vào từng trường hợp cụ thể, nội dung bàn giao công việc có thể có một số điểm khác biệt, nhưng các ý chính vẫn được giữ nguyên.

• Nhân viên chuyển công tác hoặc được điều động sang đơn vị mới

Biên bản này bao gồm mô tả chi tiết nhiệm vụ, trách nhiệm, tiến độ công việc đang thực hiện, các dự án đã tham gia và trạng thái, cũng như những công việc đang chờ hoàn thành. Biên bản này cũng có thể bao gồm danh sách tài liệu, dữ liệu, tài sản cần chuyển giao, các quy trình và chính sách của công ty liên quan đến công việc, thời gian và địa điểm bàn giao công việc, và chữ ký và xác nhận của người nghỉ việc và người tiếp nhận.

• Nhân viên thôi việc

Biên bản này cũng tương tự giấy bàn giao công việc khi chuyển công tác nhưng bao gồm thêm các nội dung như lý do nghỉ việc, thời gian nghỉ việc, thông tin về các khoản lương, phúc lợi và các quyền lợi khác của nhân viên. Biên bản này cũng thường bao gồm các thông tin về sự đồng ý và cam kết về việc chuyển giao công việc giữa người nghỉ việc và người tiếp nhận. Biên bản này có tính pháp lý cao và thường được sử dụng trong trường hợp có tranh chấp giữa người nghỉ việc và công ty về trong quá trình bàn giao công việc.

Tham khảo: 7 Mẫu đơn xin nghỉ việc lịch sự, chuyên nghiệp nhất 2025

• Nhân viên xin nghỉ thai sản, nghỉ điều trị bệnh dài hạn

Trong trường hợp người lao động nghỉ thai sản, biên bản bàn giao công việc sẽ chứa thông tin về các công việc mà người lao động đang thực hiện tại thời điểm nghỉ việc, bao gồm cả các công việc đang được ủy quyền và các công việc đang chờ giải quyết. Biên bản cũng sẽ ghi rõ ngày bắt đầu và kết thúc thời gian nghỉ việc của người lao động, cũng như thông tin liên lạc của người tiếp nhận công việc.

Xem thêm: Mẫu đơn xin nghỉ thai sản lao động nữ mới nhất năm 2025

Trong trường hợp người lao động nghỉ điều trị bệnh, biên bản bàn giao cũng sẽ ghi rõ thông tin về các công việc mà người lao động đang thực hiện tại thời điểm nghỉ việc. Ngoài ra, biên bản cũng cần ghi rõ ngày bắt đầu và kết thúc thời gian nghỉ việc của người lao động, cùng với thông tin về lý do nghỉ việc và người tiếp nhận công việc. Nếu người lao động đang thực hiện các dự án hoặc các công việc đòi hỏi sự liên tục, giấy bàn giao công việc cần ghi rõ các hướng dẫn và quy trình để đảm bảo tiếp tục hoàn thành công việc một cách suôn sẻ.

5. Các bước bàn giao công việc hiệu quả

Để quá trình chuyển giao công việc không chỉ dừng lại ở mặt thủ tục, mà thực sự mang lại hiệu quả và tính kế thừa, nhà quản lý nên hướng dẫn nhân sự thực hiện bàn giao theo quy trình 5 bước dưới đây:

Bước 1: Lập danh sách các công việc đang thực hiện

Liệt kê toàn bộ công việc theo từng dự án, đầu mục, trạng thái (đã hoàn thành, đang xử lý, chờ phê duyệt), kèm theo deadline, người liên quan và mức độ ưu tiên.

Bước 2: Tổng hợp tài liệu, tài sản và thông tin liên quan

Bao gồm:

• Tài liệu nội bộ, hợp đồng, form mẫu, email trao đổi.

• Tài khoản phần mềm, mật khẩu truy cập.

• Tài sản được cấp phát như thiết bị, văn phòng phẩm.

Bước 3: Hướng dẫn người tiếp nhận công việc

Nếu người tiếp nhận chưa quen công việc, người bàn giao nên có buổi trao đổi trực tiếp, giải thích logic công việc, những điểm cần lưu ý hoặc các tình huống phát sinh thường gặp.

Bước 4: Lập biên bản bàn giao chính thức

Sử dụng mẫu biên bản phù hợp, điền đầy đủ thông tin đã thống kê ở các bước trước. Biên bản cần có chữ ký của người bàn giao, người tiếp nhận và quản lý trực tiếp để xác nhận tính hợp lệ.

Bước 5: Lưu trữ và cập nhật hồ sơ

Biên bản cần được lưu vào hồ sơ nhân sự của cả hai bên. Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm HRM như 1Office, quá trình lưu trữ này có thể được tự động hóa theo kỳ, giảm rủi ro thất lạc tài liệu.

6. Những lưu ý quan trọng khi lập biên bản bàn giao công việc

Dù là nghỉ việc, nghỉ thai sản hay chuyển công tác, việc lập biên bản bàn giao công việc luôn đòi hỏi sự rõ ràng và minh bạch. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp hoặc nhân sự mắc sai sót trong quá trình này khiến công việc bị đứt gãy, khó kiểm soát. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng mà người làm nhân sự và quản lý cần nắm rõ khi lập biên bản bàn giao:

• Không bỏ sót thông tin quan trọng: Nhiều biên bản chỉ liệt kê công việc chung chung, không mô tả chi tiết trạng thái, tiến độ hay mức độ ưu tiên của từng đầu mục công việc. Điều này khiến người tiếp nhận dễ bị “rơi việc”.

• Tài sản, hồ sơ, quyền truy cập phải liệt kê cụ thể: Bao gồm cả file mềm, tài liệu giấy, tài khoản phần mềm (email, CRM, phần mềm công ty…), các thiết bị được cấp phát (laptop, điện thoại…). Tránh chỉ viết chung chung “bàn giao đầy đủ”.

• Bổ sung phần hướng dẫn xử lý công việc dang dở: Ví dụ: các dự án đang trong giai đoạn review, đơn hàng đang xử lý, hoặc email khách hàng cần phản hồi… Hướng dẫn ngắn sẽ giúp người mới nắm bắt nhanh hơn.

• Chữ ký xác nhận của cả hai bên và quản lý trực tiếp: Đây là căn cứ pháp lý bảo vệ cả người bàn giao lẫn người nhận khi có tranh chấp hoặc trách nhiệm xảy ra sau này.

• Lưu hồ sơ đúng quy trình: Biên bản cần được lưu lại trong hồ sơ nhân sự – bản cứng và/hoặc bản mềm có chữ ký điện tử để truy xuất khi cần.  Một biên bản bàn giao càng chi tiết, thì càng giúp tổ chức vận hành thông suốt, tránh gián đoạn và giảm thiểu sai sót trong quá trình chuyển tiếp công việc.

7. Những trường hợp biên bản bàn giao gây ra rủi ro và hậu quả tiêu cực

8. Cách lập biên bản bàn giao công việc kế toán trong doanh nghiệp sản xuất

8.1. Biên bản bàn giao công việc kế toán là gì?

Trong các doanh nghiệp sản xuất, xây dựng hay bất động sản, bộ phận kế toán thường phải xử lý khối lượng lớn dữ liệu nhạy cảm: chứng từ thuế, công nợ, hợp đồng, hồ sơ thanh toán… Nếu thiếu một biên bản bàn giao công việc kế toán chuẩn chỉnh, rủi ro thất lạc hồ sơ, sai lệch báo cáo tài chính hoặc chậm thực hiện nghĩa vụ thuế là điều khó tránh khỏi.

Thay vì chỉ coi đây là một thủ tục hành chính, biên bản bàn giao kế toán nên được nhìn nhận như một công cụ quản trị nội bộ quan trọng:

• Đảm bảo minh bạch: Ghi nhận rõ ràng trách nhiệm, đầu mục công việc và tài sản liên quan, hạn chế tình trạng “rơi việc” hay phát sinh tranh chấp.
• Giảm thiểu rủi ro tài chính: Toàn bộ chứng từ, số liệu quan trọng được bàn giao và xác nhận, hỗ trợ quá trình quyết toán – kiểm toán chính xác, đúng hạn.
• Kiểm soát vận hành bền vững: Giúp CFO và Ban Giám đốc đánh giá mức độ phụ thuộc vào từng nhân sự, từ đó có kế hoạch phân bổ và chuẩn hóa quy trình.

Một mẫu biên bản bàn giao công việc kế toán chuẩn thường bao gồm:

• Danh mục hồ sơ, chứng từ: hóa đơn VAT, phiếu thu – chi, bảng lương, báo cáo thuế…
• Quyền truy cập: phần mềm kế toán, email, tài khoản ngân hàng điện tử.
• Trạng thái công việc dở dang: đối chiếu công nợ, hợp đồng chưa tất toán, báo cáo thuế chờ nộp…

Ví dụ thực tế: Một công ty thép khi thay đổi Kế toán trưởng đã lập biên bản bàn giao chi tiết từ chứng từ thuế, hóa đơn VAT đến dữ liệu phần mềm kế toán. Tất cả đều có chữ ký xác nhận của người bàn giao, người nhận và quản lý trực tiếp. Nhờ vậy, kỳ quyết toán cuối năm diễn ra trơn tru, không gián đoạn dù có sự thay đổi nhân sự.

Có thể thấy, biên bản bàn giao công việc kế toán không chỉ là thủ tục bắt buộc, mà còn là lá chắn quản trị giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro tài chính và duy trì vận hành ổn định.

8.2. Cách lập biên bản bàn giao công việc kế toán trong doanh nghiệp sản xuất

Để biên bản bàn giao thực sự phát huy vai trò kiểm soát rủi ro và đảm bảo sự liên tục, doanh nghiệp nên áp dụng theo các bước sau:

8.2.1. Chuẩn bị trước khi bàn giao

• Lập checklist công việc kế toán: báo cáo thuế, hóa đơn VAT, công nợ, hợp đồng, bảng lương…
• Tổng hợp tài khoản truy cập: phần mềm kế toán, ngân hàng điện tử, email công ty.
• Kiểm kê tài sản, chứng từ được cấp phát (con dấu, USB token, thiết bị lưu trữ…).

8.2.2. Thực hiện bàn giao chính thức

• Tổ chức buổi bàn giao có người bàn giao – người nhận – quản lý trực tiếp.
• Điền đầy đủ thông tin vào mẫu biên bản bàn giao (công việc, tài liệu, trạng thái).
• Các bên ký xác nhận, lưu một bản cứng và một bản mềm.

8.2.3. Kiểm tra sau bàn giao

• Sau 7 ngày bàn giao (tuần đầu): Họp rà soát checklist, xử lý công việc còn thiếu hoặc sai sót.
• Sau 30 ngày bàn giao (tháng đầu): Đánh giá mức độ hoàn tất, lập biên bản nghiệm thu cuối cùng, cập nhật vào hồ sơ nhân sự.

8.2.4. Lưu trữ & quản lý bằng phần mềm

• Biên bản được lưu tại hồ sơ nhân sự để tra cứu khi cần

 Với quy trình này, ban lãnh đạo không chỉ đảm bảo sự minh bạch, mà còn kiểm soát được rủi ro tài chính và duy trì tính liên tục của hoạt động kế toán ngay cả khi có sự thay đổi nhân sự.

9. Ứng dụng AI tạo biên bản bàn giao tự động từ lịch sử công việc trên 1Office

Trong nhiều trường hợp, nhân sự chuẩn bị nghỉ việc hoặc chuyển vị trí nhưng chưa bàn giao đầy đủ thông tin, hoặc mất quá nhiều thời gian để thống kê lại công việc. Đó là lý do 1Office phát triển tính năng tạo biên bản bàn giao công việc bằng AI dựa trên lịch sử thao tác thực tế.

Cách hoạt động:

• AI đọc toàn bộ lịch sử công việc của nhân sự trên hệ thống: từ các task đã giao – nhận, dự án tham gia, file đính kèm, báo cáo đã tạo, đến luồng email xử lý.

• Tự động tổng hợp nội dung bàn giao đề xuất: bao gồm danh sách công việc, trạng thái xử lý, tài sản đã cấp phát, quyền truy cập đang sử dụng.

• Đề xuất checklist bàn giao tùy theo vị trí công việc: ví dụ với kế toán sẽ có tài khoản phần mềm, hồ sơ chứng từ; với sales sẽ có danh sách khách hàng đang phụ trách…

Điểm đặc biệt là tính năng này rút ngắn đến 70% thời gian lập biên bản bàn giao và đảm bảo tính đầy đủ – chính xác so với thao tác thủ công.

AI trong 1Office không chỉ ghi nhận dữ liệu, mà còn biết cách “nối mạch vận hành” cho doanh nghiệp – ngay cả khi nhân sự thay đổi.

  Đăng ký nhận tài khoản demo AI Agent miễn phí!

Bài viết trên đây của chúng tôi đã cung cấp cho bạn 6+ mẫu biên bản bàn giao công việc cho từng trường hợp mới nhất 2025. Quy trình bàn giao công việc nhân sự hiện nay đã được số hóa với phần mềm quản lý nhân sự 1Office HRM. Để được trải nghiệm và tư vấn miễn phí các tính năng, vui lòng liên hệ theo thông tin bên dưới:

 Nhận tư vấn miễn phí

Bạn đừng bỏ qua: 1Office tặng bạn bộ ebook quản lý nhân sự độc quyền giúp xây dựng cơ chế quản lý, đánh giá nhân sự khoa học và minh bạch.

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn
• Kênh Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp